Un coordonator de propuneri este o poziție critică în multe companii de vânzări. Sarcinile includ colectarea de date de la o varietate de colaboratori din mai multe departamente sau zone funcționale, formatarea propunerilor în funcție de cerințele de depunere, urmărirea termenelor limită și monitorizarea stării propunerilor trimise. Un coordonator de propuneri poate fi dedicat postului într-o companie mare sau, într-o companie mai mică, poate avea funcții suplimentare. Coordonatorul este adesea un membru al echipei de vânzări, dar poate face și parte din departamentele de marketing sau de dezvoltare a afacerii.
Orice companie care vinde ceva, fie el un produs sau serviciu, va trebui să scrie propuneri. Acest lucru ar putea fi ca răspuns la o solicitare de preț sau ar putea fi pur și simplu o încercare proactivă de a câștiga afaceri. Unele propuneri sunt destul de simple și includ doar informații de bază, cum ar fi o listă de produse, termeni și prețuri. Alte propuneri, în special cele pentru lucrări mari, complexe, sunt destul de lungi și necesită asamblarea multor informații.
Indiferent de gradul de complexitate, fiecare propunere trebuie dezvoltată înainte de a putea fi prezentată clientului. Aici intervine un coordonator de propuneri. Sarcina lui este să revizuiască cerințele fiecărei propuneri și să dezvolte un document care să îndeplinească toate aceste criterii.
Una dintre sarcinile principale ale unui coordonator de propuneri este asamblarea prețurilor. Aceasta poate include calcularea prețurilor pentru produse și servicii, taxe, taxe de transport și multe altele. În cele mai multe cazuri, coordonatorul nu este responsabil pentru generarea prețurilor sau determinarea majorărilor, ci este mai degrabă responsabil pentru obținerea informațiilor privind prețurile de la partea sau părțile corespunzătoare și să le introducă în propunere.
În unele propuneri trebuie plasate și alte tipuri de informații. Când răspunde la o cerere de ofertă, de exemplu, o propunere trebuie să includă toate informațiile specificate în cererea respectivă. Acestea pot include informații despre ratingurile de credit, utilizarea subcontractanților și referințe. Ofertele ar putea necesita, de asemenea, ca documentele justificative, cum ar fi dovada asigurării, să fie incluse în răspunsul la ofertă. Coordonatorul propunerii va fi responsabil pentru colectarea tuturor datelor necesare din domenii precum contabilitate, managementul riscurilor, operațiuni și achiziții pentru elaborarea documentului de răspuns la ofertă.
În multe cazuri, un coordonator al propunerii este responsabil pentru gestionarea unui interval de timp al propunerii. Aceasta poate include reamintirea contribuitorilor când informațiile sunt datorate și urmărirea când informațiile nu sunt primite. De asemenea, înseamnă să ne asigurăm că propunerile sunt livrate până la data scadentă. Unii coordonatori de propuneri urmăresc, de asemenea, propunerile care au fost depuse și documentele care sunt acceptate și care sunt respinse.