Departamentele de distribuție sunt departamente însărcinate cu responsabilitatea de a primi articolele care sunt comandate de la vânzători și de a direcționa acele articole către divizia sau departamentul corespunzător din cadrul unei companii. Ideea este de a crea o situație în care toate bunurile să fie contabilizate din momentul în care sunt livrate, până inclusiv în momentul în care sunt emise către o anumită unitate din cadrul afacerii. Utilizarea unui departament de distribuție facilitează gestionarea costurilor și reducerea potențialului de deșeuri, precum și reducerea la minimum a posibilității de întârziere a producției din cauza trimiterii mărfurilor către un departament greșit în momentul livrării.
Mărimea și domeniul de aplicare al unui departament de distribuție vor varia de la o setare de afaceri la alta. În general, mărfurile primite sunt acceptate de un departament de primire, care verifică dacă mărfurile primite sunt de același tip și cantitate reflectate în documentele însoțitoare. De acolo, mărfurile sunt plasate într-o zonă de depozitare, iar documentele sunt transmise departamentului de distribuție. Acolo, cei care sunt implicați în procesul de management al distribuției fac aranjamente pentru a trimite bunurile primite către diviziile sau departamentele corespunzătoare din cadrul companiei. Odată ce mărfurile sunt livrate la departamentul potrivit, personalul de distribuție înregistrează data și ora livrării, cine a primit bunurile, apoi marchează tranzacția ca finalizată.
Folosirea unui departament de distribuție este benefică în mai multe moduri. În primul rând, departamentul adaugă un alt nivel de securitate, deoarece controlul atent al locului în care sunt situate în prezent bunurile primite în conducta companiei ajută la reducerea posibilității de furt al angajaților. Cantitatea de mărfuri trebuie să se potrivească cu ceea ce este afișat ca primit de către departamentul de primire și, de asemenea, trebuie să fie de acord cu cantitățile care sunt emise sau distribuite către diferite departamente din structura companiei. Dacă există un fel de variație, se pot lua măsuri pentru a determina locul în care a avut loc variația și, astfel, să fie mai ușor de identificat cine ar fi furat bunurile.
Există, de obicei, mai multe posturi de departament de distribuție comune acestui tip de operațiune. Alături de un manager de departament, unul sau mai mulți operatori de distribuție fac de obicei parte din echipa de distribuție. Operatorii lucrează adesea cu departamentul de primire pentru a verifica cantitățile și tipurile de mărfuri, se asigură că acestea sunt ținute în locul potrivit în timp ce distribuirea către alte zone ale companiei este în așteptare și pregătesc documentele care autorizează scoaterea mărfurilor din depozit și transportul lor la destinație. Unii operatori se pot concentra mai mult pe manipularea efectivă a mărfurilor, în timp ce alții abordează etapele administrative implicate în procesul de distribuție.