Un funcționar municipal este responsabil cu păstrarea evidenței și sarcinile administrative pentru un birou local sau regional. Grefierii pot lucra pentru o instanță sau un consiliu municipal și sunt adesea angajați pentru a ține evidența întâlnirilor și a rapoartelor. Serviciile municipale sau regionale pot fi, de asemenea, administrate de un funcționar municipal, iar grefierii sunt adesea însărcinați cu distribuirea diferitelor licențe și înregistrări către publicul larg.
Atunci când lucrează într-o sală de judecată, un grefier este de obicei responsabil de organizarea programului instanței și de pregătirea dosarului. În funcție de mărimea instanței locale, toate formularele și documentele implicate în procedurile instanței pot fi gestionate de un grefier municipal. Aceasta include realizarea de copii ale dosarelor și păstrarea dosarelor judecătorești. Activitățile de zi cu zi din cadrul instanței sunt, de asemenea, gestionate de grefierii municipali.
Funcționarii municipali care lucrează cu un consiliu regional sau municipal sunt angajați pentru a înregistra procesele-verbale ale ședințelor și pentru a ajuta la organizarea alegerilor locale. Rapoartele despre lucrările unei ședințe de consiliu sunt adesea scrise și distribuite publicului de către un funcționar municipal. Serviciile orașului care pot fi administrate ca parte a atribuțiilor unui funcționar municipal includ eliberarea de licențe pentru activități și evenimente, cum ar fi căsătoria și vânătoarea. Autorizațiile de utilizare a proprietății locale sau pentru afaceri sunt, de asemenea, uneori distribuite de un funcționar municipal. Înregistrarea alegătorilor și gestionarea secțiilor de votare în ziua alegerilor pot face, de asemenea, parte din funcția unui funcționar.
În cadrul unui oraș local sau al unui alt birou regional, un funcționar municipal va efectua lucrări de birou, cum ar fi tastarea, scanarea, arhivarea documentelor și înregistrărilor, precum și arhivarea și trimiterea prin poștă. Jobul presupune interacțiunea cu publicul, atât prin managementul serviciilor orașului, cât și eventual ca reprezentant al orașului sau al regiunii la evenimente civice publice. Abilitățile utilizate zilnic de un funcționar includ cunoștințe de bază despre computer și echipamente de birou, serviciul pentru clienți, precum și scrierea de rapoarte tehnice și descriptive.
Funcționarii lucrează de obicei o săptămână de lucru de 40 de ore, cu posibile ore de lucru în weekend și seara, după cum este necesar, pentru a participa la ședințele consiliului și la alte evenimente din oraș sau regionale. Deși o mare parte din muncă poate fi efectuată într-un mediu de birou, administrarea serviciilor pentru public ar putea necesita timp în picioare și pe jos. Angajarea ca funcționar poate necesita o diplomă de colegiu, precum și experiență administrativă anterioară. Certificarea ca funcționar municipal este oferită printr-o varietate de instituții și organizații regionale și, de obicei, necesită o combinație de cursuri și susținerea testelor. Cerințele de certificare pentru a lucra ca funcționar vor varia în funcție de regiune și oraș.