Ca rol esențial în procesul de codificare medicală, codificatorul medical este responsabil să se asigure că toate cererile de diagnosticare și analize de sânge emise de un medic conțin utilizarea codării medicale standard, care este recunoscută de furnizorii de asigurări de sănătate. Odată cu apariția pe cererile de testare care sunt autorizate de medici, același set de coduri este folosit pentru a codifica orice reclamații care sunt generate și transmise furnizorului de asigurări de sănătate. Funcția codificatorului medical este de a se asigura că sunt utilizate codurile corecte, astfel încât să fie efectuată testarea corectă, iar compania de asigurări să poată revizui și procesa rapid și eficient reclamațiile primite.
Codificatorii de informații despre sănătate funcționează adesea ca parte a echipei cabinetului medicului. Managerul biroului poate fi persoana instruită în utilizarea codurilor sau aceasta poate fi o responsabilitate care este delegată asistentului care interacționează cu diferitele laboratoare și facilități de testare medicală pe care medicul alege să le folosească. Deoarece lista de coduri utilizate este de natură universală, acesta nu este de obicei un proces dificil de folosit, deși necesită un talent pentru a acorda o atenție deosebită detaliilor. Neaplicarea codului medical corect la testarea solicitata poate insemna o intarziere in diagnosticarea cu acuratete a starii pacientului, precum si posibil sa duca la respingerea cererii medicale de catre casa de asigurari.
O persoană instruită ca codificator medical poate lucra și pentru un laborator, unde poate examina cererile de testare și se poate asigura că totul este în ordine înainte de efectuarea testelor. În această calitate, codificatorul medical va lucra adesea îndeaproape cu omologii lor din cabinetele medicului, verificând de două ori cu medicul în cazul în care ceva nu pare să fie în regulă în ceea ce privește documentele. Acest lucru poate ajuta la eliminarea întârzierilor la plata către laborator, astfel încât efortul merită adesea timpul petrecut în revizuire.
La nivelul companiei de asigurări, codificatorii înregistrărilor medicale vor verifica pentru a se asigura că codurile atașate cererilor sunt coduri valide înainte ca documentele să fie trimise pentru revizuire ulterioară. Acest lucru este important deoarece majoritatea furnizorilor de asigurări fie folosesc același set de coduri medicale în interior, fie au o diagramă de referință încrucișată care leagă codurile interne de setul de coduri medicale utilizate extern. Când specialistul în codificare detectează un cod invalid, examinarea cererii se oprește imediat, iar reclamația este returnată emitentului.
Codificatorii/abstractorii care lucrează pentru furnizorii de asigurări de sănătate sunt însărcinați cu sarcina de a se asigura că resursele nu sunt cheltuite lucrând cu o cerere care în cele din urmă nu va fi plătită dacă procedura nu poate fi verificată ca fiind acoperită în condițiile poliței asiguratului. Ca mijloc de a se asigura că codurile adecvate sunt utilizate în contextul potrivit, codificatorul medical este o poziție importantă la câțiva pași cheie în procesul de furnizare a administrării asistenței medicale.