Un operator de procesare de text folosește un computer și un software pentru a reda textul în formă digitală. De exemplu, el sau ea poate produce scrisori și rapoarte folosind software de calculator. De asemenea, poate folosi software de calculator pentru a crea diferite tipuri de înregistrări și diagrame. O persoană cu acest loc de muncă poate nu numai să tasteze documente, ci și să le verifice pentru erori de ortografie, gramatică și formatare. Adesea, o persoană cu acest titlu este responsabilă și de tipărirea documentelor pe care le pregătește sau de păstrarea acestora până când sunt necesare.
În multe cazuri, angajații de birou și oamenii de afaceri tastează, pregătesc, imprimă și stochează propriile documente. Uneori, totuși, acești oameni apelează la operatorii de procesare a textului pentru a preda documente care sunt foarte lungi, complexe sau necesită o manipulare specială. De exemplu, un angajat își poate trimite documentele unuia atunci când este esențial ca un document să fie formatat cu atenție și să aibă un aspect profesional. În plus, poate utiliza serviciile unui operator de procesare de text atunci când este vital ca documentele sale să nu aibă erori.
În mod obișnuit, o persoană care este angajată ca operator de procesare de text are mai mult de făcut decât să tastați, să corecteze și să tipăriți documente. În multe cazuri, această persoană este responsabilă și pentru fotocopiere, sortare și arhivare a documentelor. Adesea, el sau ea este, de asemenea, chemat să ajute cu o serie de alte sarcini de birou. De exemplu, i se poate cere să trimită faxuri sau e-mailuri. În unele cazuri, el poate fi chiar chemat să înlocuiască un recepționer atunci când este la prânz, în pauză sau bolnav acasă.
În ciuda faptului că un operator de procesare de text poate îndeplini alte sarcini legate de birou, cea mai mare parte a jobului său este de obicei petrecută lucrând pe un computer. Pentru a funcționa bine în acest loc de muncă, o persoană are de obicei nevoie de capacitatea de a tasta nu numai rapid, ci și cu mare precizie. Operatorii de procesare a textului sunt, de asemenea, de așteptat să aibă abilități bune de corectare, astfel încât să poată detecta erorile cu ușurință. În plus, aceștia au nevoie de obicei de experiență de lucru cu o serie de programe, inclusiv cele concepute pentru publicare și procesare de text.
Educația de care are nevoie o persoană pentru a deveni operator de procesare de text poate depinde de preferințele angajatorului său. O persoană cu abilități excelente de dactilografiere și experiență de procesare a textului poate obține acest loc de muncă cu studii liceale sau cu acreditări de dezvoltare educațională generală (GED). Unii angajatori preferă totuși candidații care au obținut diplome universitare.