Un planificator de călătorie este un agent care organizează pachete de vacanță și călătorie pentru clienți. Aceștia îndeplinesc diverse sarcini în timpul și în urma consultării cu un client, cum ar fi stabilirea unui itinerariu, rezervarea de zboruri, aranjarea pentru închirierea unei mașini sau a unui echipament de agrement, toate cu accent pe ca călătoria să meargă cât mai bine posibil. Principala prioritate pentru un planificator de călătorie este coordonarea diferitelor aspecte ale unei călătorii. Postul necesită mai multe sarcini, programare, negociere și alte abilități de comunicare interpersonală.
Pentru vacanțe, un planificator de călătorie trebuie să se consulte îndeaproape cu clientul său. În multe circumstanțe, clienții care caută asistența unui planificator de călătorie pentru vacanțele lor o fac pentru că doresc să cumpere un pachet total, mai degrabă decât să fie nevoiți să-și coordoneze singuri fiecare aspect al vacanței. De exemplu, un planificator de călătorie va trebui să stabilească dacă clientul ar trebui să zboare, să navigheze sau să plece cu mașina sau cu trenul. În general, clienții își pot articula cerințele precise în timpul unei consultări, dar în numeroase cazuri planificatorul de călătorie trebuie să le evidențieze printr-o sesiune de întrebări și răspunsuri.
Odată aranjată metoda de tranzit, un planificator de călătorie va trebui apoi să găsească locurile de cazare care se potrivesc cel mai bine nevoilor clientului. Deși acest lucru poate părea simplu, mulți clienți nu sunt siguri în ce tip de loc și-ar dori să stea. Mulți factori diferiți intervin în determinarea celor mai potrivite locuri de cazare pentru un client – preț, locație în orașul de destinație, apropierea de o anumită zonă. atracții sau activități, nivel de lux și sensibilitate estetică.
De obicei, planificatorii de călătorie aranjează toate lucrurile pe care clientul lor le va face în vacanță și se asigură că nu apar conflicte de programare. Planificatorul va găsi activitățile și excursiile care se potrivesc cel mai bine gusturilor și intereselor clienților săi, asigurându-se totodată că acele activități se încadrează în bugetul clientului său. Acest lucru necesită ca planificatorul călătoriei să se familiarizeze cu clienții săi și să construiască un nivel de relație cu aceștia, obținând o idee despre ceea ce le place.
Totuși, planificatorii călătoriilor nu se limitează la aranjarea vacanțelor. În multe cazuri, aceștia sunt angajați pentru a organiza călătorii de afaceri, care necesită un nivel ridicat de coordonare și competență. De asemenea, li se poate cere să organizeze retrageri corporative, seminarii și convenții sau aproape orice altceva care necesită abilități de coordonare a itinerariilor de călătorie pentru oameni.