Un planificator de convenții este o persoană specializată în planificarea și organizarea de convenții, de la întâlniri cu medici la convenții de benzi desenate. Planificatorii de convenții pot lucra pentru site-uri populare de convenții, oferind asistență persoanelor care rezervă acele site-uri în scopul organizării convențiilor. De asemenea, pot lucra pentru companii private, iar unii planificatori de convenții sunt specializați în anumite tipuri de convenții, devenind persoana potrivită pentru persoanele care doresc ca convențiile să se desfășoare fără probleme și să atragă participanți.
Organizarea unei convenții necesită mult efort. Pe lângă asigurarea unui loc unde urmează să se țină convenția, un planificator de convenție se ocupă și de obținerea unei asigurări de răspundere civilă, a forței de muncă pentru convenție și a oricăror obiecte speciale și sprijin de care au nevoie participanții la convenție. De asemenea, planificatorii de convenții pot rezerva apartamente de camere în hoteluri locale, pot coordona transportul către și de la aeroporturile majore și pot aranja cazare pentru vorbitorii invitaților și laureați la convenție. Serviciile de planificare includ, de asemenea, aranjarea meselor, obținerea de permise dacă acestea sunt necesare pentru convenție, organizarea securității și îngrijirea unor servicii speciale, cum ar fi o grădiniță pentru participanții la convenție.
Pe lângă faptul că se ocupă de elementele fizice ale convenției, planificatorul convenției se ocupă și de materiale tipărite pentru convenție, de la semne la direcționarea oamenilor în jurul unității până la programele de convenție distribuite persoanelor care participă la convenție. Planificatorul convenției organizează și publică un program, înregistrează vorbitori și invitați și preia rezervări de la persoanele care intenționează să participe la convenție. Sisteme de rezervare, inclusiv sisteme de urmărire a plăților și sisteme de generare de etichete de nume. Planificatorul convenției adună, de asemenea, pungi și alte materiale pentru cei care participă la convenție.
Organizarea convenției include, de obicei, marketing și alte comunicări, care includ e-mailuri, site-uri web, liste de e-mail și aranjarea de panouri pentru participanții care doresc să facă rețea înainte de convenție. Planificatorul convenției coordonează, de asemenea, primirea obiectelor care sunt expediate la convenție, cum ar fi cabinele și tarabele pentru un etaj de vânzări, cărțile autorilor care vorbesc la convenție și așa mai departe. Organizarea spațiului de convenție este, de asemenea, o parte critică a muncii, planificatorii de convenții alocand spațiu de afișare, determinând ce panouri și evenimente ar trebui să meargă unde și asigurându-se că participanții se îndreaptă spre locul în care trebuie să meargă.
Un planificator de convenție este de obicei asistat de un personal căruia îi pot fi delegate diverse sarcini, iar angajații sunt prezenți în orice moment în timpul convenției pentru a se ocupa de problemele pe măsură ce apar. Acest tip de muncă necesită abilități excelente de organizare și oameni, precum și capacitatea de a jongla cu multe sarcini diferite simultan. În orice zi, un planificator de convenții poate avea de-a face cu un vorbitor care este supărat de cazarea la hotel, cu poliția locală preocupată de problemele legate de parcare, cu vânzătorii care doresc să-și schimbe locul în cadrul convenției și cu o mare varietate de alte probleme.