Ceea ce face un psiholog educațional depinde foarte mult de locul în care locuiește acel psiholog, deoarece există două definiții potențiale pentru termen. În SUA, psihologul educațional este preocupat, de obicei, la nivel instituțional (școală, facultate, district) de cât de bine deservesc programele de învățare prezente diferitele populații din școală și de ce se poate face pentru a le îmbunătăți. În Marea Britanie, această definiție se poate aplica și, dar termenul poate însemna și consilier școlar, care este înțeles mai general în Statele Unite ca o persoană care consiliază persoane la o școală.
Această diferență de definiție este importantă și, în SUA, o parte din munca principală ar putea fi evaluarea cât de eficient o școală se adresează nevoilor unei populații școlare totale. Acest lucru ar putea fi urmărit în mai multe moduri. Acești psihologi ar putea testa o varietate de studenți pentru factori precum IQ, capacitatea de a învăța limbi străine și alte chestiuni sau ar putea studia teste standardizate administrate de o școală. Ei pot identifica, de asemenea, populații (grupuri rasiale, cursanți de limbi străine, studenți supradotați, copii cu dizabilități de învățare) ale unei școli care nu par a fi servite de strategiile actuale de învățare.
Având în vedere teoriile studiate despre educație și cele mai susținute, psihologul educațional poate analiza apoi modalități de îmbunătățire a performanței școlii pentru a deservi toate populațiile. Ei fac recomandări cu privire la implementarea de noi stiluri de predare, curricule sau modalități prin care o școală sau un district școlar ar putea oferi un sprijin mai mare populațiilor care sunt deservite. În cazul în care o școală acceptă recomandările psihologului educațional, scopul va fi acela de a dezvolta materiale pe care să le ofere profesorilor pentru a crea schimbări în metodele de predare sau de a instrui în mod activ profesorii și alt personal cu privire la modul de implementare a modificărilor sugerate. Trebuie remarcat faptul că nu toate sugestiile sunt acceptate, deși majoritatea școlilor care angajează un psiholog educațional fac acest lucru pentru că doresc să îmbunătățească strategiile de învățare.
Există, de asemenea, cazuri în care un psiholog educațional va efectua această activitate individual, în special împreună cu studenții cu dizabilități de învățare. Ei ar putea lucra observând elevii și administrând teste pentru a determina în ce domenii un elev are nevoie de sprijin mai mare. Astfel de informații ar putea fi prezentate la o întâlnire între părinți și administratorii școlii, împreună cu recomandări cu privire la modalitățile în care elevul ar putea fi ajutat să se îmbunătățească. Aceasta încă nu ar fi consiliere tradițională, deoarece întâlnirile cu studentul ar fi de scurtă durată și ar avea mai mult o înclinație observațională.
În Marea Britanie, psiholog educațional poate însemna consilier școlar, caz în care acești psihologi s-ar întâlni cu studenții și ar putea lucra câteva luni sau mai multe cu persoane pentru a-i ajuta în probleme specifice, cum ar fi performanța școlară, probleme de comportament la școală sau alte probleme. De obicei, în SUA, acesta se numește consilier școlar și cele două roluri sunt văzute ca fiind foarte diferite, deși, cu permisiunea, un consilier școlar ar putea asista la întâlnirile stabilite pentru a determina planurile individuale de educație (IEP).
Există mai multe grade diferite de care o persoană ar putea avea nevoie pentru a deveni psiholog educațional. Acesta este un exemplu în care oamenii pot obține o diplomă de master în psihologie, deși de obicei sunt mai bine serviți dacă dețin un Ed.D sau un doctorat în psihologie. Munca la nivel de licență este o bună pregătire pentru acest domeniu, dar de obicei nu este suficientă pentru a justifica angajarea.