Un recepționer este cineva într-o poziție de birou și de secretariat care implică să servească drept chip și voce a unei companii, coordonând în același timp comunicarea între clienții unei companii și angajații acesteia. Într-o companie imobiliară, un recepționer imobiliar trebuie să demonstreze abilități excelente de telefonie și o atenție la detalii cerută de natura afacerii. Cerințele educaționale pentru acest post includ minimum o diplomă de liceu, în timp ce mulți au pregătire suplimentară. Combinate, responsabilitățile recepționerului pot fi clasificate în general ca de serviciu clienți, de birou, organizatorice; el sau ea poate acționa și în anumite calități oficiale, cum ar fi acționând ca notar public pentru anumite documente.
Serviciul pentru clienți și abilități excelente de telefonie sunt unele dintre responsabilitățile majore ale acestei poziții. Un recepționer imobiliar este adesea primul contact oficial al unui client cu un birou imobiliar, chiar dacă este doar sub formă de voce. Într-un birou individual sau cu mai mulți agenți, un recepționer imobiliar ține pasul cu locațiile agenților, listele și starea contractelor. El sau ea preia mesaje de la părțile implicate – potențiali cumpărători, vânzători, firme de titluri, cabinete de avocatură și alți agenți – și le transmite persoanelor adecvate. Recepționerii țin, de asemenea, evidența programărilor multiple necesare în domeniul imobiliar, înștiințând părțile implicate pentru a asigura buna funcționare a afacerii.
În funcție de dimensiunea biroului imobiliar și de numărul de agenți imobiliari care practică în cadrul acestuia, un recepționer imobiliar poate fi, de asemenea, responsabil pentru sarcinile de bază de birou și procesarea de text. Aceste activități pot include scrierea de contracte pentru cumpărători sau vânzători și gestionarea corespondenței agenției de ieșire. El sau ea poate fi, de asemenea, responsabil pentru actualizarea listelor de case pentru publicare, fie online, fie într-un ziar; în unele birouri, responsabilitatea recepționerului imobiliar se poate extinde și la actualizarea site-ului web al agenției și a listelor online. Îndatoririle de birou pot include, de asemenea, organizarea și comandarea rechizitelor generale de birou, precum și a celor legate de comerț, cum ar fi semnalizare în aer liber, broșuri țintă și cărți de vizită. Recepționerii sunt adesea responsabili pentru primirea și sortarea corespondenței primite către anumiți agenți, managerul de birou sau proprietarul agenției și contabilul biroului pentru orice taxe datorate companiei.
Majoritatea angajaților în acest post au un minim de diplomă de liceu. Mulți recepționi au o pregătire educațională în abilități de secretariat, iar un procent semnificativ dețin certificate sau diplome de asociat într-o zonă conexă. Deși o certificare ca agent imobiliar nu este de obicei necesară, poate fi utilă și pentru candidații care aplică pentru aceste posturi.