Un reprezentant de facturare menține bazele de date ale clienților, emite facturi și se ocupă de comunicările legate de chestiunile de facturare. Multe utilități, cabinete medicale și furnizori de servicii similare folosesc reprezentanți de facturare pentru a-și gestiona sistemele de facturare și plată. De obicei, nu există cerințe educaționale speciale pentru această activitate în afara unei diplome de liceu, deși unele birouri așteaptă o experiență relevantă în asistență administrativă și în special în facturare. Oportunitățile de angajare pot varia, în funcție de experiență, pregătire și regiune.
Când sosesc noi clienți sau clienți, reprezentantul de facturare îi înscrie, colectează informații de bază, le înregistrează și ia notă de orice preocupări speciale. Aceasta poate include eligibilitatea pentru servicii prin asigurare sau alte programe de plată. Reprezentanții de facturare pot oferi consiliere, atenționând oamenii cu privire la obligațiile lor atunci când acceptă produse și servicii și oferă sfaturi pentru reducerea cheltuielilor. De exemplu, dacă un client de la un cabinet medical are asigurare, reprezentantul de facturare ar putea sfătui obținerea autorizației în avans pentru anumite proceduri sau tratamente.
Pe măsură ce compania furnizează servicii, reprezentantul de facturare generează facturi și le trimite părții corespunzătoare. Aceasta poate fi o companie de asigurări, o agenție guvernamentală care oferă servicii, un angajator sau o altă entitate. Orice rest datorat pe factura este responsabilitatea clientului. Reprezentanții de facturare pot lucra la planuri de plată și alte măsuri pentru gestionarea facturilor mari și neașteptate. Ei mențin conturile clienților în stare bună și mențin comunicarea cu clienții care au solduri restante pentru a crește șansele de a încasa integral soldul.
Acest job poate include verificarea asigurărilor, verificări pentru a se asigura că clienții sunt asigurați și pentru a determina natura acoperirii lor. Reprezentanții de facturare ar putea avea nevoie să fie familiarizați cu practicile de codificare utilizate pentru a identifica serviciile și procedurile cu utilizarea unui sistem standardizat. În unele cazuri, pot fi utilizate mai multe sisteme de către aceeași firmă, în funcție de unde ajung facturile. Companiile de asigurări pot avea propriile coduri, de exemplu, care trebuie introduse corect pentru a primi plăți.
Încasările inițiale pe conturile clienților care par a fi întârziate pot fi responsabilitatea unui reprezentant de facturare. Aceasta poate include stabilirea unor informații de contact corecte, emiterea de cereri de plată și furnizarea de informații despre metodele de plată. Dacă clienții nu răspund la încercările de colectare, compania le poate preda unei terțe părți care utilizează practici mai agresive, contra cost. Concentrându-se exclusiv pe încasări, spre deosebire de un reprezentant de facturare care se ocupă de o varietate de sarcini, terțul poate crește rata de colectare.