Un specialist în documentare este un profesionist a cărui sarcină principală este fie să creeze, fie să gestioneze documente, fie ambele. Aceasta poate include documentarea proceselor, proiectelor și procedurilor folosind o serie de medii. Poate include, de asemenea, colectarea documentelor de la un număr de părți interesate și consolidarea acestora într-un singur fișier sau document utilizabil. Scopul unei astfel de documentații poate varia de la interes istoric la stabilirea practicilor de afaceri până la cerințe guvernamentale.
În multe cazuri, un specialist în documentare este persoana care realizează documentarea. Acest lucru ar putea însemna scrierea de manuale de politici și proceduri bazate pe practicile curente sau ar putea însemna crearea unui manual de utilizare care să documenteze modul în care un produs trebuie utilizat sau asamblat. Ar putea însemna, de asemenea, crearea unei cronologie de acțiuni și comunicări atunci când un proces este dictat de organismele de reglementare sau dacă ar putea implica o dispută sau un proces. Ar putea însemna, de asemenea, documentarea evenimentelor și evenimentelor pentru o înregistrare istorică.
De exemplu, luați în considerare o companie care trebuie să ia măsuri de siguranță specifice în timpul procesului de fabricație. Un specialist în documentare ar putea fi responsabil să urmărească finalizarea corectă a procesului și apoi să creeze un document care le spune lucrătorilor cum să reproducă procesul pas cu pas. Această activitate ajută la instruire și, de asemenea, ajută să arate organismelor de reglementare că compania încearcă să urmeze procedura corectă.
Împreună cu sau în locul scrierii documentelor, un specialist în documentare poate fi responsabil pentru înregistrarea evenimentelor și proceselor prin fotografiere statică sau video. Aceasta poate include fotografierea unei mașini care a suferit un accident în scopul documentării daunelor pentru o cerere de asigurare sau un proces. Ar putea include, de asemenea, filmarea unui eveniment sau a unei proceduri speciale, astfel încât să poată fi portretizată cu acuratețe, fără a se baza pe memoria umană.
Un alt tip de specialist în documentare este cineva care adună documentele solicitate de la alții. De exemplu, dacă o companie a încercat să colecteze bani de la un client și are în vedere acțiuni în justiție, unui specialist în documentație i se poate cere să elaboreze contractul de cumpărare original, toate facturile aplicabile și orice e-mailuri sau alte comunicări care au fost trimise sau schimbate. cu clientul în cauză. Acest tip de specialist poate crea și documente independente care oferă detalii suplimentare sau descriu modul în care au fost obținute documentele.
Este important de menționat că termenul nu trebuie confundat cu termenul de specialist în documente. Un specialist în documentare creează sau adună documente cu scopul specific de a urmări informațiile sau de a dovedi ceva. Un specialist în documente este cineva care lucrează cu documente existente și se poate referi la un număr mare de locuri de muncă, de la funcționari într-un magazin de copistă până la experți în scris de mână care autentifică documente istorice.