Un supervizor de colectare gestionează și dirijează activitățile unui personal format din colectori, contabili, contabili și reprezentanți ai serviciului pentru clienți și, în același timp, supraveghează activitățile de colectare și de servicii pentru clienți. El asigură respectarea de către colecționari a eticii industriei și a ghidurilor guvernamentale. Performanța personalului este monitorizată și evaluată de acesta, iar el antrenează noii angajați în procedurile de colectare.
Pe lângă supravegherea personalului departamentului de colectare, supervizorul de colectare urmărește feedback-ul clienților prin examinarea scrisorilor, e-mailurilor și a apelurilor telefonice primite și a datelor analitice colectate prin agențiile de raportare externe. El identifică erori sau erori în procedurile de colectare și recomandă soluții pentru a crește încasările pe conturile delincvente, asigurând în același timp satisfacția și păstrarea clienților. Membrii personalului sunt încurajați să ofere feedback constructiv pentru a-l ajuta în implementarea proceselor de colectare îmbunătățite.
Pe lângă urmărirea colecțiilor și direcționarea personalului său, supervizorul de colectare este responsabil de întocmirea rapoartelor pentru conducerea superioară. Aceste rapoarte reflectă plângerile clienților și nivelurile de satisfacție, precum și oferă o analiză zilnică, săptămânală sau lunară a datelor de colectare împreună cu obiectivele și veniturile proiectate. Rapoartele pot fi solicitate sub formă de foi de calcul, narațiuni sau o combinație a celor două. Supraveghetorului de colectare i se poate cere să prezinte aceste rapoarte oral, precum și să prezinte copii pe hârtie diverșilor directori de departament și personalului cheie de creanțe.
Atunci când un cont prezintă provocări care nu pot fi abordate în mod adecvat de către personalul de colectare, supervizorul de colectare intervine. El poate interacționa direct și negocia cu clientul sau pur și simplu să examineze activitatea contului și să determine dacă acesta se califică pentru un plan de plată sau ar fi mai bine să fie eliminat ca o anulare a datoriilor neperformante. Dacă este în joc o sumă de bani neobișnuit de mare sau clientul are un istoric dovedit de redresare economică, supervizorul de colectare poate solicita asistența sau consilierea unui manager superior.
Sunt necesare abilități excelente de comunicare orală și scrisă pentru a fi un supervizor eficient de colectare, deoarece interacțiunile clare între personal, clienți și management sunt imperative pentru ca operațiunea să fie profitabilă și de succes. De asemenea, supervizorul trebuie să fie abil în a face față diferitelor niveluri de conducere și personal pentru a identifica și rezolva conflictele. Comunicarea cu agențiile externe poate fi, de asemenea, necesară pentru a identifica probleme sau circumstanțe speciale.
Împreună cu abilitățile bine dezvoltate ale oamenilor, un supervizor de colectare trebuie să aibă cunoștințe despre programele software de bază pentru computer. De asemenea, i se poate cere să învețe software de contabilitate sau de colectare specific companiei sau industriei.