„Facturare și reținere” este un termen folosit pentru a se referi la un acord între un cumpărător și un vânzător în care cumpărătorul este facturat pentru bunuri sau servicii care nu au fost efectiv primite. Ideea este ca produsele să fie furnizate cumpărătorului la o dată ulterioară convenită. Ca parte a acordului, vânzătorul este de acord să pună deoparte acele produse pentru cumpărător, să ofere depozitare temporară pentru acele produse și să execute livrarea comenzii odată ce plata este primită și înregistrată.
Un aranjament de facturare și păstrare poate fi ilustrat cu exemplul unei companii care plasează o comandă pentru un număr mare de creioane la un furnizor. Cumpărătorul poate dori să plătească comanda în perioada contabilă curentă dar să nu dorească să intre în posesia creioanelor până la o dată ulterioară, posibil din cauza necesității de a elibera spațiu pentru creioane într-o zonă de depozitare. În acest scenariu, vânzătorul este de acord să proceseze comanda și să separe creioanele pentru a completa comanda de restul inventarului său. În această perioadă, cumpărătorul remite plata comenzii, iar vânzătorul înregistrează achiziția în creanțele contabile. La data convenită de cele două părți, vânzătorul trimite creioanele la adresa furnizată de cumpărător. La primirea creioanelor expediate, comanda se consideră completată de ambele părți.
În timp ce o abordare de facturare și reținere poate fi uneori benefică atât pentru cumpărător, cât și pentru vânzător, gestionarea procesului poate necesita un efort suplimentar. Cumpărătorii trebuie să urmărească datele de livrare anticipate, precum și să trimită plata pentru acele bunuri care nu au fost încă primite. Nerespectarea acestui lucru poate umfla inventarul real și poate prezenta o impresie falsă a resurselor care sunt de fapt disponibile pentru a fi utilizate în diferite procese de afaceri. De asemenea, vânzătorul trebuie să urmărească cât de mult inventar a fost angajat cumpărătorului și să se asigure că nu folosește acel inventar pentru a completa alte comenzi în așteptare.
Alături de potențialele capcane, este important să recunoaștem că utilizarea unui acord de facturare și reținere nu este întotdeauna privită cu favoare de către diverse agenții de reglementare și trebuie efectuată în conformitate cu cerințe foarte stricte. De exemplu, Securities and Exchange Commission din Statele Unite nu consideră că proprietatea asupra produselor se transmite de la vânzător la cumpărător până când cumpărătorul este în posesia efectivă a acestor produse, moment în care cumpărătorul se poate bucura de toate drepturile și responsabilitățile legate de acea proprietate. Aceasta poate însemna că cumpărătorul trebuie să respecte anumite reglementări în ceea ce privește contabilizarea fondurilor cheltuite pentru achiziție pentru a se conforma reglementărilor și reglementărilor SEC. În țările în care un proces de facturare și reținere este utilizat mai frecvent, atât cumpărătorii, cât și vânzătorii trebuie să gestioneze procesul contabil asociat, astfel încât să nu existe nicio problemă cu privire la starea actuală a unei comenzi, inclusiv dacă aceasta a fost primită sau dacă livrarea este încă. in asteptarea.