Cheltuielile din buzunar sunt costuri care apar în cursul desfășurării afacerilor sau a unor chestiuni personale care necesită plăți imediate în numerar, punând o persoană „din buzunar” să acopere acele cheltuieli. Unele dintre aceste cheltuieli pot fi deductibile din punct de vedere fiscal, dacă se încadrează în anumite categorii, iar altele pot fi eligibile pentru rambursare, permițând oamenilor să fie compensate pentru cheltuiala neașteptată de numerar. Chitanțele trebuie păstrate în ambele cazuri pentru a documenta cu atenție cheltuielile.
Angajații care desfășoară afaceri în numele unui angajator pot avea cheltuieli din buzunar, cum ar fi taxele de pod, prânzul pentru un client, consumabile pentru a îndeplini o sarcină și așa mai departe. Atâta timp cât activitățile angajatului au fost în mod expres solicitate și aprobate de către angajator, acesta poate oferi rambursare. În alte cazuri, angajații pot solicita acele cheltuieli într-o declarație fiscală, deoarece acestea sunt asociate cu costul gestionării sarcinilor atribuite la locul de muncă.
Angajatorii cu personal de încredere pot avea alte metode de a gestiona cheltuielile din buzunar, cum ar fi emiterea de cărți de credit sau cecuri în alb sau permițând angajaților să încarce cheltuieli într-un cont de companie. În alte cazuri, angajații trebuie să prezinte documentația privind cheltuielile efectuate în timpul efectuării lucrărilor în numele companiei, pentru a putea fi revizuite. Dacă este aprobat, un cec va fi emis pentru compensare sau angajații vor fi plătiți dintr-un fond de numerar mic.
Cheltuielile personale din buzunar sunt uneori deductibile. Cheltuielile medicale din buzunar, acoperirea costurilor care nu sunt abordate de planurile de asigurare, pot fi deductibile. Dacă sunt mari, de obicei sunt mai mari decât deducerea standard, creând un stimulent pentru a detalia într-o declarație fiscală. Donațiile către organizații de caritate sunt, de asemenea, considerate o formă de cheltuială din buzunar, deoarece persoana oferă plăți în numerar în avans.
Plățile pentru bunuri și servicii utilizate într-o perioadă de timp nu se califică. Astfel, benzina și taxele sunt cheltuieli din buzunar, dar asigurarea auto și înmatricularea nu sunt. Persoanele care folosesc mașini pentru afaceri ale companiei pot, totuși, să pretindă kilometrajul pentru a le compensa pentru uzura mașinii, împreună cu cheltuieli indirecte, cum ar fi asigurarea. De asemenea, primele de asigurări de sănătate nu sunt cheltuieli din buzunar, dar coplățile la vizitele la medic ar fi. De obicei, este ușor de determinat dacă o cheltuială se califică drept cost din buzunar; dacă este pentru un serviciu sau bun folosit imediat, mai degrabă decât pentru o investiție într-un serviciu pe termen lung, este în general o cheltuială din buzunar.