Consultanții EHR sfătuiesc organizațiile de îngrijire a sănătății cu privire la sistemele informatice care le permit să respecte cerințele înregistrărilor medicale electronice. Unele guverne naționale cer acum ca evidențele medicale ale pacienților să fie stocate electronic. Acest regulament afectează medicii, spitalele, centrele de locuit asistată și orice alt tip de organizație de asistență medicală. Consultanții EHR analizează și evaluează sistemul actual de fișiere al unei organizații și fac recomandări hardware și software bazate pe nevoile individuale ale organizației.
În trecut, evidențele medicale ale pacienților erau păstrate pe hârtie și au fost depuse la fața locului. Dacă pacienții se transferau la un alt medic sau căutau servicii de la un nou spital, înregistrările lor nu erau adesea ușor accesibile. O fișă electronică a pacientului, pe de altă parte, poate fi accesată dintr-o rețea comună și ajută furnizorii de servicii medicale să răspundă în mod corespunzător nevoilor pacienților. Întrucât organizațiile din domeniul sănătății nu sunt specializate în sistemele de tehnologie a informației, ele trebuie să consulte părți externe care au experiență în acest domeniu.
Consultanții EHR sunt specializați în a ajuta organizațiile de îngrijire a sănătății să localizeze și să implementeze un sistem adecvat. Pentru a face acest lucru, consultantul va aduna informații de bază despre companie, inclusiv istoric, strategie, cultură și politici și proceduri actuale. În funcție de bugetul organizației de îngrijire a sănătății și de funcțiile curente de lucru, consultanții EHR vor recomanda mai multe produse. Ei petrec adesea destul de mult timp intervievând angajații din organizație pentru a avea o idee despre modul în care sunt organizați și despre ceea ce organizația urmărește să realizeze. Consultanții EHR se concentrează pe a ajuta factorii de decizie dintr-o organizație de îngrijire a sănătății să evalueze o varietate de opțiuni.
Consultanții vor încerca să ofere o serie de recomandări imparțiale și să asiste în procesul de luare a deciziilor. Consultanții EHR etică vor informa organizația despre diferitele beneficii și dezavantaje asociate fiecărei opțiuni disponibile. De asemenea, vor oferi factorilor de decizie costuri globale și o rentabilitate estimată a investiției. De exemplu, un mic cabinet medical cu o locație care are un sistem informatic existent va primi probabil o serie de recomandări care includ mai multe pachete software și, eventual, unul care include un upgrade al hardware-ului.
De obicei, consultanții vor oferi, de asemenea, instruire și asistență pentru implementarea noului sistem. Deoarece personalul organizației de îngrijire a sănătății va trebui să treacă la noi proceduri și programe software, consultanții EHR pot participa la sesiuni de formare inițială care îi învață pe angajați cum să profite la maximum de noul sistem. De asemenea, ei pot educa organizația cu privire la reglementările guvernamentale și modul în care software-ul le face să se conformeze cu acestea.