Cunoscute și sub denumirea de documente de transport, documentele de transport sunt documente legale care sunt utilizate în procesul de transport al mărfurilor dintr-o locație în alta. Documentele de expediere sunt necesare pentru transportul legal de mărfuri în medii interne, precum și cu transportul internațional de toate tipurile. Documentele exacte necesare pentru a gestiona expedierea și livrarea mărfurilor vor varia, în funcție de reglementările și standardele care se aplică atât la punctul de plecare pentru expediere, cât și la destinație, precum și la orice puncte intermediare în care mărfurile trebuie înregistrate și inspectate.
Unul dintre cele mai elementare documente de transport este conosamentul. Folosit atât în eforturile de transport intern, cât și internațional, acest document este adesea emis de transportator sau de un agent al transportatorului. În unele țări, expeditorul poate pregăti conosamentul în avans, atâta timp cât documentul este în conformitate atât cu reglementările naționale de transport maritim, cât și cu standardele transportatorului. Deși detaliile conținute în document vor varia, majoritatea vor identifica expeditorul și destinatarul, oferind informații de contact de bază pentru ambele părți. De asemenea, este furnizată o descriere a mărfurilor care sunt incluse în transport, împreună cu cantitățile fiecărui bun din transport și greutatea totală a transportului. Transportatorii vor include, de obicei, date referitoare la ridicarea expedierii, data anticipată a livrării și informații privind taxele de expediere, inclusiv dacă aceste taxe sunt plătite în avans sau percepute.
Lista de ambalare este un alt exemplu de documente de transport de bază care sunt incluse în mod obișnuit în documentele care însoțesc o expediție. Acest document servește adesea ca mijloc pentru destinatar pentru a verifica dacă articolele identificate pe conosamentul sunt de fapt livrate destinatarului. Politicile unor departamente de expediere și de primire impun ca numai expedierile însoțite de o listă de ambalare sau un bon de livrare să poată fi acceptate.
În cazul transporturilor internaționale, există mai multe alte tipuri de documente de expediere care pot fi necesare. Un certificat de origine stabilește de unde a provenit transportul și cine a fost responsabil pentru pregătirea mărfurilor pentru expediere. Un certificat de asigurare documentează acoperirea dobândită pentru a proteja transportul pe traseu, protejând efectiv atât interesele expeditorului, cât și ale destinatarului. Documentele vamale sunt necesare pentru a permite mărfurilor să părăsească țara de origine și să fie primite în națiunea în care rezidă destinatarul. În cazul în care transportul trebuie să treacă prin mai multe națiuni pe parcurs, documentele vamale trebuie să respecte standardele impuse de fiecare port sau punct de oprire pe parcurs.
Documentele de expediere sunt importante pentru protejarea tuturor părților implicate în procesul de expediere. Prin respectarea reglementărilor de expediere care se aplică, este posibil să ne asigurăm că comenzile sunt corecte, sunt livrate la timp, sunt ambalate într-o manieră care este în conformitate cu standardele de transport și că tarifele percepute pentru procesul de expediere în sine sunt compatibile cu orice contracte care există între expeditor și transportator. Atunci când oricare dintre documentele de expediere cerute de lege nu sunt pregătite corespunzător, există o șansă reală ca expedierea să fie pusă în cale până când erorile sunt corectate sau documentele de înlocuire sunt pregătite și transmise la locația în care transportul este depozitat temporar.