În majoritatea jurisdicțiilor din întreaga lume, o înregistrare a tot ceea ce se întâmplă într-un caz în instanță este înregistrată pe foile de proces. Atât dosarele civile, cât și cele penale includ fișe ca parte a dosarului oficial păstrat la tribunal. Informațiile care se găsesc în mod obișnuit pe o fișă de dosar includ înfățișări ale avocatului, documente depuse, rezumate ale audierilor și note făcute de judecător.
Atunci când o cauză civilă este depusă inițial la o instanță sau sunt depuse acuzații penale împotriva unui inculpat, se creează un dosar în instanța de judecată unde se va judeca cauza. Instanța are nevoie de o modalitate prin care să țină evidența a tot ceea ce se întâmplă pe durata dosarului, precum și a tuturor documentelor depuse în dosar. Din aceste motive, fișele de dosar sunt plasate în dosarele de caz imediat după crearea dosarului.
Numele părților în cauză și numărul cauzei sau cauzei sunt primele informații înregistrate pe fișele de proces. Când un avocat se înfățișează, numele avocatului și informațiile de contact vor fi înregistrate pe foaia de proces, precum și ce parte o reprezintă. Într-o cauză penală, înfățișarea inițială și trimiterea în judecată a inculpatului vor fi notate pe foaia de proces, în timp ce fișele de proces civil vor nota prima ședință preliminară ca primă înregistrare în majoritatea cazurilor.
Toate documentele depuse într-o cauză penală sau civilă vor fi înregistrate pe foaia de proces. Vor fi incluse și data la care a fost depus documentul și care parte a depus documentul. Un judecător poate, de asemenea, să facă notițe pe foile de dosar ca o modalitate de a-și aminti ceea ce sa întâmplat în timpul unei audieri. Toate ordinele instanței vor fi găsite și pe o fișă de proces.
La încheierea unui dosar penal, vor fi incluse termenii unui acord de recunoaștere a vinovăției sau verdictul și pedeapsa aplicate inculpatului vor fi consemnate pe foaia de proces. Atunci când un caz civil este încheiat, fișa de dosar poate include termenii unui acord al părților sau deciziile judecătorului sau juriului, dacă părțile nu au putut ajunge la un acord reciproc înainte de proces. Înscrierea finală pe toate fișele va fi un indiciu că cazul a fost închis.
În majoritatea jurisdicțiilor, fișele de dosar sunt considerate informații publice în majoritatea cazurilor. Ca informație publică, oricine poate solicita oricând o copie a fișei. Solicitarea unei copii a unei fișe poate fi o modalitate excelentă și rapidă de a obține un rezumat al unui caz în instanță. Excepția de la regula de informare publică este în materie de minori sau adopții, deoarece acele înregistrări sunt în general sigilate pentru public.