Pur și simplu, indicatorii cheie de performanță (KPI) sunt măsuri de realizare, instrumente utilizate de organizații pentru a urmări progresul și succesul lor în atingerea scopului organizației. Ele constau dintr-un set de obiective măsurabile predeterminate pentru o organizație și pot implica orice aspect al unei organizații care este considerat vital pentru succesul acesteia. Pentru a crea KPI-uri eficiente, o organizație trebuie să aibă o misiune cu scopuri și obiective clar definite. Obiectivele vagi, cum ar fi să fii cel mai bun din industrie, de exemplu, nu vor funcționa, deoarece sunt prea largi. Scopurile trebuie exprimate în termeni măsurabili și convenite de către cei implicați în organizație.
Indicatorii cheie de performanță pot fi prezentați în orice combinație de rapoarte, foi de calcul sau diagrame. Ele oferă o imagine vizuală în timp real a puterii unei afaceri sau organizații pe baza măsurilor specifice predefinite. Metoda în care sunt afișate variază, deoarece depinde foarte mult de obiectivul măsurat și de publicul țintă al acestuia.
Aceste măsuri variază de la organizație la organizație, în funcție de tipul de afacere și de obiectivele acesteia, și pot fi fie financiare, fie nefinanciare. De exemplu, o companie de camioane poate utiliza compararea numărului de accidente de camioane care au implicat șoferii lor pe distanța parcursă la media națională. Aceasta ar fi o modalitate de a urmări înregistrarea lor de siguranță. O unitate de asistență medicală de urgență poate utiliza timpul mediu de așteptare pentru pacienți pentru a fi tratați în fiecare moment al zilei, ceea ce le-ar permite să determine dacă sunt de dorit ajustări ale nivelurilor de personal sau de formare.
În același sens, o companie care se ocupă de vânzări poate utiliza procentul de clienți noi care le-au fost îndrumați de clienții existenți ca indicator cheie de performanță. Aceeași companie de vânzări ar putea utiliza, de asemenea, o comparație procentuală a profitului din anul curent cu profiturile din anul precedent, cu o țintă de un anumit procent în fiecare an.
Odată definit un indicator cheie de performanță, acesta este rareori modificat, cu excepția cazului în care obiectivele reale ale organizației se schimbă. De fapt, pentru a fi util, este foarte important ca aceste obiective să mențină constant aceeași definiție de la an la an, astfel încât progresul organizației să poată fi monitorizat eficient. În acest fel, practicile de afaceri și/sau planificarea strategică pot fi reexaminate dacă există o scădere a progresului către obiectivele definite.