Înregistrările publice sunt acele înregistrări care sunt disponibile pentru inspecție publică. Aceste înregistrări sunt adesea oferite gratuit publicului pentru revizuire în locația în care sunt stocate. În alte cazuri, acestea pot fi disponibile pentru o mică taxă. Aceste înregistrări sunt adesea numite în funcție de locul în care sunt păstrate sau de unde au provenit. Există înregistrări judecătorești, înregistrări de stat, înregistrări județene și înregistrări ale orașului. Există, de asemenea, înregistrări disponibile publicului ținute de guvernul federal.
Teoretic, într-o democrație, orice înregistrare care este produsă și plătită pe cheltuiala contribuabililor ar trebui să fie o înregistrare publică. Există, totuși, cazuri în care aceste înregistrări pot să nu fie disponibile imediat. Acest lucru se întâmplă adesea în cazul în care informațiile conținute în dosar ar periclita securitatea națională, ar interfera cu un proces în instanță sau ar încălca dreptul la viață privată al unei persoane. La un moment dat, înregistrările pot fi disponibile. Cele care sunt pot fi numite înregistrări publice declasificate.
Fiecare jurisdicție individuală își gestionează înregistrările oarecum diferit. De exemplu, în unele state, obținerea unui certificat de naștere poate necesita o relație cu un birou de stat de statistică vitală sau un birou similar. În alte cazuri, va fi necesar să aveți de-a face cu un oficiu județean care se ocupă de astfel de statistici. În unele cazuri, chiar și înregistrările aparent legate vor fi păstrate în două locuri diferite. Un certificat de căsătorie poate fi păstrat la un birou județean. Un decret de divorț privind aceeași căsătorie va fi adesea păstrat la grefierul tribunalului.
Prin urmare, este important ca o persoană care caută o înregistrare publică să înțeleagă exact ce tip de înregistrare caută. Acest lucru poate economisi ore de căutare sau poate salva inconvenientul de a merge în locația greșită. Deoarece fiecare stat și județ poate avea un sistem diferit, cel mai bine este să sunați înainte, să identificați tipurile de înregistrări necesare și să întrebați unde ar fi localizate.
În unele cazuri, copii ale înregistrărilor publice pot fi trimise unei persoane, deși acest lucru va depinde adesea de tipul de înregistrare publică. Chiar și înregistrările gratuite vor avea probabil asociate taxe de copiere și poștă dacă sunt trimise unei persoane. În conformitate cu legile de stat și federale, aceste taxe trebuie să fie rezonabile și să reflecte cu acuratețe costurile asociate cu producerea înregistrărilor. Acestea pot include cheltuielile cu materialele și timpul angajatului care a căutat înregistrările.
În unele cazuri, o căutare a înregistrărilor publice se poate face online. Acestea pot include dosare penale publice, înregistrări de proprietate și alte înregistrări judecătorești. Deși informațiile nu vor fi în aceeași formă ca înregistrările fizice, informațiile de bază sunt de obicei disponibile. Dacă nu, căutarea online poate oferi detalii despre cum să accesați înregistrările complete.