De obicei, o placă kanban este o diagramă fizică situată într-o zonă centrală a unei fabrici de producție. Este conceput pentru a menține obiectivele și sarcinile proiectului foarte vizibile pentru toți membrii echipei. Panourile Kanban sunt aranjate pe rânduri și coloane, fiecare coloană sau rând reprezentând un anumit obiectiv, proiect sau membru al echipei. Cardurile sau biletele sunt plasate în acest sistem de grilă pentru a reprezenta pași sau sarcini legate de fiecare dintre aceste obiective. Proiectele simple pot necesita doar o duzină de carduri, în timp ce proiectele complexe pot implica sute de carduri kanban.
Plăcile Kanban sunt un instrument obișnuit folosit în manufacturarea slabă. În timpul producției slabe, sau just-in-time, companiile se străduiesc să minimizeze risipa în ceea ce privește materialele, echipamentele și timpul. Producătorii care utilizează această strategie se concentrează pe a se asigura că fiecare dolar și minut petrecut în producție are ca rezultat un profit. Panourile Kanban, care sunt denumite după un termen japonez pentru panou publicitar sau semn, ajută aceste companii să optimizeze programarea și listele de sarcini.
Cardurile folosite pe panourile kanban sunt adesea codificate cu culori, astfel încât membrii echipei să poată sorta cu ușurință sarcinile. Locuri de muncă cu prioritate înaltă pot fi scrise pe cartonașe roșii, de exemplu, în timp ce un anumit angajat poate căuta cărți verzi pentru a-și găsi responsabilitățile. Cărțile pot fi auto-lipite sau se pot potrivi în sloturi încorporate în fiecare placă. Pe măsură ce sarcinile sunt finalizate sau ajustate, cardul este mutat de pe tablă sau plasat într-o secțiune separată. Noi sarcini pot fi adăugate oricând, pur și simplu prin adăugarea unui card nou.
Unele companii folosesc panouri kanban virtuale în loc de cele fizice pentru a facilita comunicarea. Producătorii se bazează pe un software special de planificare a proiectelor pentru a crea aceste plăci, care adesea seamănă foarte mult cu omologii lor fizici. Utilizatorii pot adăuga sau elimina sarcini cu un clic de mouse sau chiar pot glisa și plasa carduri în diferite părți ale tablei. Acest tip de aplicație servește ca o modalitate eficientă pentru membrii echipei din diferite locații de a lucra împreună la un proiect.
Panourile Kanban sunt concepute pentru a elimina blocajele în producție și pentru a menține toți membrii echipei pe aceeași pagină. Acestea servesc ca un memento continuu a sarcinilor care trebuie îndeplinite pentru a îndeplini obiectivele companiei. Angajații nu sunt lăsați confuzi sau neclari cu privire la ordinea în care trebuie îndeplinite sarcinile, astfel încât sunt mai bine echipați pentru a-și îndeplini sarcinile. La fel ca și producția slabă, plăcile kanban sunt concepute pentru a elimina risipa și pentru a maximiza productivitatea și profitul.