Serviciile de conferință includ rezervarea de conferințe, întâlniri sau alte evenimente, precum și planificarea și furnizarea serviciilor necesare pentru ca acele evenimente să aibă succes. Serviciile de conferințe sunt, de asemenea, denumite în mod obișnuit managementul întâlnirilor, managementul evenimentelor, planificarea evenimentelor sau marketingul evenimentelor. Managerii serviciilor de conferințe sunt numiți și planificatori de întâlniri sau evenimente. Serviciile de conferință variază în funcție de eveniment, dar includ, de obicei, buget, aranjamente de cazare, catering și echipamente și suport audio-vizual.
Există două categorii mari de servicii de conferință: cele gestionate de planificatori interni de întâlniri și cele gestionate de planificatori terți. Planificatorii de întâlniri interni sunt angajați ai unității care găzduiește evenimentul. De obicei, contactul grupului, membrul grupului care se ocupă de a face toate aranjamentele necesare, va decide în prealabil ce facilitate să folosească pentru eveniment și va contacta direct proprietarii acestuia. Un manager de servicii de conferință este apoi desemnat din acea unitate. Companiile externe sau terțe sunt angajate atunci când un grup nu are selectat un anumit site. Contactul grupului va furniza o listă de cerințe, iar compania de servicii de conferință va începe să sugereze facilități adecvate și va acționa ca intermediar între grup și site-uri.
Serviciile de conferință necesare pentru fiecare eveniment includ cazare și mese. Din acest motiv, conferințele sunt adesea găzduite de hoteluri cu facilități de conferințe la fața locului. Acestea includ de obicei spații de întâlnire mari și mici, laboratoare de calculatoare, o sală de bal și capacități audio-vizuale pentru vorbitori sau prezentări. Mesele sunt de obicei gestionate de departamentul de alimente și băuturi al unității. Aceste servicii de conferință sunt toate gestionate de personalul de la fața locului și coordonate de managerul serviciilor de conferință, care face toate aranjamentele necesare atunci când este informat de grup cu privire la nevoile lor.
Managerii de servicii de conferință de la terți oferă sugestii pentru un loc pentru conferință, apoi coordonează toate serviciile suplimentare dacă nu sunt oferite de acea facilitate, cum ar fi catering și rezervări la hotel. Acest tip de planificare a conferințelor este obișnuit cu grupurile prea mari pentru a fi cazate de un singur hotel sau pentru grupurile care doresc ca o terță parte să le ajute să negocieze cel mai bun tarif. Serviciile de conferință includ, de asemenea, planificarea oricărei recreeri pe care grupul le-ar putea dori în timpul șederii.
Alegerea unei săli de conferință se realizează cel mai bine prin examinarea nevoilor grupului și a ceea ce încearcă să realizeze în timpul evenimentului lor. Conferințele tipice includ expoziții comerciale, programe de formare a companiei sau ceremonii anuale de premiere. Mulți planificatori de servicii de conferințe ale hotelului planifică, de asemenea, nunți sau evenimente de familie mici. Scopul angajării de profesioniști în servicii de conferințe este de a se asigura că toate nevoile grupului sunt satisfăcute și că evenimentul se desfășoară fără probleme, fără a fi nevoie să vă faceți griji pentru detalii.