Serviciile de tipărire gestionate se referă la externalizarea tipăririi documentelor sau la externalizarea mașinilor de tipărire a documentelor. Acest lucru poate fi aranjat în mai multe moduri, inclusiv imprimare în afara locației, o zonă de imprimare centralizată la fața locului, mai multe zone descentralizate la fața locului sau o combinație a ultimelor două. Beneficiile serviciilor de imprimare gestionate includ reducerea forței de muncă angajaților și reducerea costurilor.
Când majoritatea oamenilor se gândesc la serviciile de imprimare gestionate, mașinile care vin în minte mai întâi sunt copiatoarele și imprimantele, deoarece acestea sunt instrumentele cel mai des folosite pentru a produce documente tipărite. În funcție de dimensiunea organizației, ar putea avea nevoie de o imprimantă sau mai multe și poate avea nevoie de acele unități pentru a imprima fie color, fie alb-negru. Același lucru este valabil și pentru copiatoare. În unele cazuri, mașinile cu dublu scop, sau chiar mașinile multifuncționale care încorporează opțiuni precum scanarea sau faxul, ar putea fi cea mai bună alegere pentru o companie.
Achiziționarea acestor mașini poate fi extrem de costisitoare. Unele companii consideră că este mai rentabil să închirieze mașinile de imprimat de care au nevoie. Mai multe companii oferă acest tip de servicii la tarife diferite.
Indiferent dacă afacerea deține sau închiriază mașinile, copiatoarele și imprimantele vor avea în continuare nevoie de service regulat pentru a le menține în funcțiune și poate avea nevoie, de asemenea, de servicii de urgență pentru anumite defecțiuni sau incidente. Multe dintre aceleași companii care oferă aranjamente de închiriere oferă și aceste tipuri de servicii, pe baza unui contract anual sau multianual. Astfel de contracte pot include furnizarea unui număr stabilit de cartușe de toner pe perioadă și, probabil, vor include un număr stabilit de apeluri incidente, precum și întâlniri de service programate în mod regulat.
Utilizarea unor astfel de servicii servește mai multor scopuri. Costurile serviciilor în cadrul unui contract sunt de obicei reduse semnificativ față de tarifele percepute pentru un singur apel în afara unui contract. Majoritatea contractelor de servicii de imprimare gestionate specifică o fereastră în care trebuie făcut răspunsul serviciului. Acest lucru ajută la reducerea timpului de oprire a echipamentului. Având o companie de service de gardă, de asemenea, îi împiedică pe angajații care nu sunt familiarizați cu echipamentul să încerce să-l pună din nou în funcțiune.
În companiile mai mari, serviciile de imprimare gestionate ar putea însemna o zonă centrală de imprimare pe site sau în afara locației. Aceasta poate include mai multe copiatoare sau imprimante operate de un personal dedicat. Astfel de centre ar putea oferi, de asemenea, servicii suplimentare, cum ar fi tipărirea în format mare, legătorie și tundere. Cel mai adesea, acest tip de centru este destinat lucrărilor mai mari și este rulat împreună cu o serie de imprimante sau copiatoare disponibile în întreaga clădire pentru lucrări mici.