Tranzacțiile contabile sunt folosite pentru a ține evidența activelor, pasivelor și capitalurilor proprii ale unei companii. Majoritatea companiilor înregistrează tranzacțiile contabile într-un registru general care reflectă debitele și creditele. Documentele financiare, cum ar fi bilanţul, contul de profit şi pierdere şi situaţia fluxurilor de numerar se bazează pe tranzacţiile înregistrate în registrul general. Tipurile de bază de tranzacții care ar putea avea loc vor afecta numerarul unei companii, conturile de încasat și conturile de plătit.
Atunci când se fac tranzacții contabile, înregistrările de debit fie măresc activele, fie scad pasivele. Creditele acordate în conturile contabile scad activele sau cresc pasivele. În ceea ce privește capitalurile proprii, debitele scad acțiunile comune și profitul reportat, în timp ce creditele le măresc. Veniturile sunt majorate cu înregistrări de credit, iar cheltuielile cu debite.
În orice moment, activele trebuie să fie egale cu pasivele plus capitalurile proprii. Prin urmare, orice tranzacție contabilă care se face ar trebui să aibă un efect egal și opus pe ambele părți ale ecuației. De exemplu, atunci când o companie emite acțiuni ordinare, ar trebui să apară două intrări separate. Prima ar fi o creștere a numerarului pentru valoarea de plată primită, iar a doua ar fi o creștere a acțiunilor comune pentru a reflecta noua sumă monetară a acțiunilor în circulație.
La fel, atunci cand o firma primeste plata pentru servicii care nu au fost inca prestate, se vor efectua doua tranzactii contabile. Se va face unul pentru a mări numerarul. Un altul va crește suma veniturilor necâștigate. Această clasificare a contului este considerată a fi o datorie, deoarece compania încă trebuie să presteze serviciile.
Plățile de cheltuieli tind să ducă la două tranzacții care scad atât activele, cât și capitalurile proprii. De exemplu, atunci când o companie plătește chirie, va efectua o singură tranzacție pentru a reduce numerarul pentru suma cheltuielilor. Se va face o înregistrare corespunzătoare pentru a reduce capitalurile proprii cu aceeași sumă.
Tranzacțiile tipice din conturi de plătit ar putea implica achiziționarea de rechizite de birou pe credit. Acest lucru va avea ca rezultat o intrare pentru a crește livrările cu suma monetară care a fost achiziționată. Deoarece livrările sunt considerate a fi un activ, pasivele vor trebui, de asemenea, crescute. În acest scenariu, conturile de plătit ar fi majorate cu aceeași sumă.
În cazul în care o companie prestează servicii și trimite o factură pentru plată, conturile de încasat ar fi majorate în loc de numerar. Acest lucru se datorează faptului că plata nu a fost încă primită, dar un cont de activ trebuie încă debitat. Intrarea corespunzătoare ar fi o creștere a capitalului propriu din veniturile din servicii.