Un registru de plătibile este o listă de conturi cu informații referitoare la banii datorați vânzătorilor, furnizorilor și altor întreprinderi. Companiile folosesc acest registru pentru a separa obligațiile financiare pe termen scurt de cea mai mare parte a registrului său general. Companiile pot avea mai multe conturi financiare diferite în registrul lor de plătibile, în funcție de dimensiunea afacerii lor. Companiile mai mari angajează, de obicei, funcționari contabili pentru a-și gestiona informațiile despre conturile de plăți.
Conturile de plată sunt un proces foarte ciclic în sistemul contabil al companiei. Funcționarii contabili trebuie adesea să verifice cantități mari de documente atunci când gestionează registrul contabil de plătitori. Documentele de plată externe includ facturile de la furnizor sau furnizor, facturi lunare și alte documente care solicită plata pentru bunuri sau servicii. Informațiile din aceste documente externe sunt conținute în registrul contabil al plăților al companiei. Majoritatea companiilor stabilesc termene de plată pentru aceste documente externe. Controlorii și supraveghetorii contabili vor rula programe din sistemul de conturi de plăți al companiei pentru a determina care facturi necesită în prezent plata.
Companiile folosesc, de asemenea, documente interne pentru a gestiona informațiile despre conturile plătibile. Comenzile de achiziție sunt cel mai comun document intern referitor la sistemul de conturi de plăți al companiei. Comenzile de achiziție conțin informații specifice privind achizițiile autorizate de bunuri sau servicii. Aceste informații sunt conținute în registrul de plăți al companiei, astfel încât funcționarii contabili pot potrivi facturile furnizorilor cu comenzile de achiziție. Potrivirea facturilor furnizorilor cu comenzile de achiziție interne asigură că compania are toate documentele necesare pentru a compara și revizui elementele de plată. Comenzile de achiziție reprezintă, de asemenea, un control intern pentru a se potrivi cu cantitatea de articole primite, sumele în dolari pentru produse și alte informații se potrivesc cu informațiile convenite anterior.
Registrul general al companiei va include, de obicei, un total agregat al registrului conturilor de plătibile ale companiei. Informațiile din registrul general al companiei sunt utilizate pentru a crea situațiile financiare ale unei companii. În loc să includă cantități mari de informații referitoare la operațiunile comerciale, companiile folosesc registre secundare (cum ar fi conturile de plătit) pentru a păstra informații detaliate în afara registrului general. Companiile vor întocmi situații financiare la sfârșitul fiecărei perioade contabile pe baza informațiilor conținute în registrul general.
Informațiile despre conturile plătibile sunt listate în bilanțul companiei. Deoarece conturile de plătit reprezintă o obligație financiară, contul va avea în mod normal un sold creditor. Conturile cu solduri creditoare în contabilitate sunt incluse în informațiile privind pasivele companiei din bilanţul lor. Conturile de plătit sunt o datorie pe termen scurt și vor fi de obicei listate în pasivele curente ale companiei. Părțile interesate externe din afaceri compară adesea obligațiile financiare pe termen scurt ale unei companii cu activele pe termen scurt. Această comparație va ajuta părțile interesate să determine dacă compania are suficienți bani pentru creanțe pentru a-și plăti conturile de plătit.