Formarea de asistenți administrativi poate ajuta oamenii să se pregătească pentru locuri de muncă într-o varietate de industrii și afaceri diferite. Ca administrator calificat, un muncitor are oportunitatea de a învăța industria, de a câștiga respect și reputație și de a se pregăti pentru poziții mai avansate în domeniu. O bună pregătire a asistentului administrativ va preda abilitățile tehnice și sociale necesare care pot fi de mare beneficiu la locul de muncă. Deși există puține planuri de educație formale pentru formarea asistenților administrativi, educația în mai multe domenii diferite poate servi ca un teren excelent de pregătire pentru forța de muncă.
În lumea modernă a afacerilor, una dintre cele mai importante abilități pentru lucrătorii administrativi este cunoștințele de calculator. Cunoașterea cu diferite sisteme de operare și programe de bază este imperativă pentru majoritatea joburilor de birou. Centrele comunitare și colegiile sunt locuri grozave pentru a găsi cursuri de inițiere la toate tipurile de tehnologie informatică, de la formarea programelor specifice, la învățarea elementelor de bază ale limbajelor informatice și construirea de site-uri web. Cel puțin, o persoană care caută un loc de muncă în domeniul administrativ ar trebui să fie confortabil cu procesarea de text, programele grafice și navigarea pe internet.
Cea mai bună formare de asistent administrativ îi va ajuta pe indivizi să se concentreze asupra industriei sau afacerii care este cea mai convingătoare pentru ei. Odată ce acest lucru este înțeles, abilitățile speciale de pregătire pot ajuta la plasarea unui solicitant în fruntea unei grămezi de CV-uri. De exemplu, asistenților administrativi din lumea filmului li se cere adesea să citească scenarii și să ofere un scurt rezumat și o recomandare, numită „acoperire”. Familiarizarea cu formatul și structura scenariului va ajuta un solicitant să-și demonstreze devotamentul și potențialul.
În multe cazuri, pregătirea asistentului administrativ poate fi găsită cel mai bine prin stagii. Deși de obicei neplătite, stagiile tind să ocupe doar câteva ore și pot oferi abilități valoroase pentru locuri de muncă ulterioare. Elevii vor găsi adesea liste de stagii disponibile prin intermediul facilităților de servicii pentru studenți ale școlii lor. Pentru non-studenti, mai multe site-uri web oferă baze de date mari de oportunități de stagiu, care necesită de obicei un angajament de la câteva luni la un an. Angajatorii înțeleg în general că stagiarii caută să învețe despre industrie și să obțină o educație care îi va ajuta să găsească un loc de muncă și poate fi surse minunate de informații și sfaturi.
Nu toată formarea de asistenți administrativi are loc într-o sală de clasă sau chiar la locul de muncă. Pentru a obține un loc de muncă în domeniul administrativ, este foarte important să dai dovadă de disciplină personală și să ajungi la orice interviu bine pregătit. Cereți unui prieten să efectueze interviuri simulate pentru a ajuta la alungarea conștiinței de sine și pentru a se pregăti mental pentru întrebările probabile. Vizitați câteva birouri foarte apreciate din industrie și luați notă cu atenție de aspectul și comportamentul angajaților de birou. Auto-instruirea poate fi o componentă extrem de importantă în pregătirea pentru lumea muncii, iar câștigarea încrederii printr-o pregătire amplă poate asigura că potențialii angajați vor vedea în mod clar un candidat împreună, autodisciplinat.