Declarația de profit și pierdere este una dintre cele trei situații financiare importante întocmite de o companie. În timp ce majoritatea declarațiilor de venit conțin date identice sau foarte asemănătoare, formatul declarației de venit poate varia puțin. Alegerea celui mai bun format de declarație de venit se reduce la câteva opțiuni bazate pe dimensiunea și domeniul de aplicare al unei companii. Aceste opțiuni includ utilizarea unei declarații de venit cu o singură etapă sau în mai multe etape, inclusiv mai multe linii pentru toate activitățile din afacere și pregătirea declarației pentru utilizatorii interni sau externi. Proprietarii și directorii – împreună cu recomandările contabililor – sunt responsabili pentru a ajuta la luarea acestei decizii.
Un format de declarație a veniturilor într-un singur pas necesită o singură procedură matematică pentru calcularea venitului din exploatare sau a profitului. Acest format de bază adună venituri și câștiguri pentru o anumită perioadă de timp, cum ar fi o lună sau un trimestru. Apoi, un contabil adună cheltuielile și pierderile pentru aceeași perioadă de timp. Diferența dintre aceste două cifre reprezintă venitul net sau profitul operațional pentru o companie în perioada de timp menționată. Întreprinderile mici – în special cele care au sediul în casa unui proprietar – pot folosi acest format simplist pentru declarația de venit.
Un format de declarație de venit în mai multe etape este cel mai bun pentru acele companii care au nevoie de date mai informative din situația financiară. Această declarație include cel puțin trei calcule diferite pentru a determina venitul din exploatare sau profitul unei companii pentru o anumită perioadă de timp. Prima secțiune scade costul mărfurilor vândute și reducerile de achiziție din veniturile brute, ceea ce duce la profit brut. Cheltuielile de exploatare scazute din profitul brut au ca rezultat venitul din exploatare pentru perioada de timp dată. Cheltuielile neexploatare și elementele extraordinare unice scazute din venitul din exploatare reprezintă venit net pentru afacere în perioada de timp declarată.
Decizia finală cu privire la formatul declarației de venit este pregătirea pentru utilizatorii interni versus utilizatorii externi. Proprietarii și directorii pot solicita informații într-un format ușor diferit de cei care se află în afara companiei. Companiile private sau cele deținute îndeaproape au de obicei mai multă libertate în a crea un format de declarație de venit care funcționează cel mai bine pentru cei din interiorul companiei sau cei care sunt strâns legați de aceasta. Companiile deținute public trebuie să întocmească contul de profit și pierdere folosind un format care îndeplinește anumite standarde și reglementări contabile. Firmele de contabilitate publică și auditorii externi pot prezenta, de asemenea, informații pentru utilizarea formatului adecvat al situației de venit, astfel încât companiile să poată satisface nevoile tuturor părților interesate și reglementările de raportare a venitului net sau profitului.