Când vine vorba de alegerea unui server de e-mail open source, fiecare serviciu va fi capabil să se ocupe de funcțiile de bază de trimitere și primire de e-mailuri; aspectele importante pe care utilizatorii și administratorii le caută sunt caracteristicile suplimentare. Majoritatea programelor de server de e-mail open source sunt construite cu funcții pentru companii sau oameni ocupați care au nevoie de organizare. Aceasta înseamnă că utilizatorii ar trebui să caute servere de e-mail cu agende, calendare și instrumente de programare. O altă funcție importantă este posibilitatea de a trimite mesaje instantanee altor utilizatori, deoarece acest lucru poate fi mai rapid decât o conversație prin e-mail. Siguranța este necesară, așa că ar trebui să fie necesară criptarea, iar capacitatea de a bloca spam-ul va ajuta să păstrați căsuța de e-mail goală pentru e-mailurile importante.
Pe lângă trimiterea și primirea de e-mailuri, serverele de e-mail au instrumente care permit utilizatorilor să-și organizeze comunicarea și viața de zi cu zi. Pentru a ajuta acest lucru, un server de e-mail open source ar trebui să vină cu o agendă de adrese, astfel încât utilizatorii să poată adăuga și organiza contacte și un calendar pentru a programa evenimente zilnice. Instrumente de programare mai specifice care permit utilizatorilor să-și programeze zilele până la o oră, de asemenea, vor fi utile pentru a rămâne organizați.
Trimiterea unui e-mail cu un server de e-mail open source este o modalitate rapidă de a comunica cu cineva, dar nu este la fel de rapidă ca mesageria instantanee. Acest lucru permite doi utilizatori care sunt amândoi online să comunice ca într-o conversație, ceea ce facilitează comunicarea mai bine decât un e-mail. Serverele de e-mail cu capabilități de mesagerie instantanee vor ajuta la o comunicare și mai rapidă.
Dacă o adresă de e-mail este vreodată compromisă sau dacă un spammer trimite e-mailuri către adrese de e-mail aleatoare, este posibil ca administratorul să primească un val de e-mailuri spam sau e-mailuri cu viruși. Aceasta înseamnă că inbox-ul va fi plin de e-mailuri inutile, care ocupă inutil memorie și există șansa ca administratorul să deschidă accidental un e-mail rău intenționat. Pentru a împiedica acest lucru să se întâmple, serverul de e-mail cu sursă deschisă ar trebui să vină cu blocare de spam, astfel încât administratorul să poată bloca anumite e-mailuri și expeditori.
Protecția împotriva spam-ului este utilă, dar păstrarea adresei de e-mail în sine împotriva hackingului sau spionajului este, de asemenea, o prioritate. Pentru a menține serverul în siguranță, multe servere de e-mail criptează mesajele și toate interacțiunile cu serverul, ceea ce face dificilă pătrunderea forțelor externe în server. Serverul de e-mail ar trebui să aibă cel puțin protocoale de criptare de bază, altfel hackerilor le va fi ușor să se strecoare în adresa de e-mail sau să spioneze conversațiile bazate pe e-mail.