Software-ul de facturare open source este utilizat de companiile fizice și online pentru a factura clienților pentru servicii și pentru a percepe tarife anuale sau lunare pentru abonamente. Multe companii folosesc software de facturare open source pentru ciclurile de facturare, astfel încât capacitatea de a utiliza cicluri personalizate cu orice sumă de numerar asociată va permite companiei să realizeze multe pachete de abonament diferite. Posibilitatea de a genera automat facturi va împiedica administratorul să treacă prin procesul îndelungat de a crea o factură complet nouă, de a o completa cu informații și apoi de a o oferi clientului. Instrumentele de tipărire și trimitere prin e-mail a facturii vor permite utilizatorului să furnizeze clientului fie o versiune electronică, fie o versiune pe hârtie a facturii. Instrumentele de reamintire a plății anticipate se vor asigura că clienții nu uită să plătească la timp.
Ciclurile de facturare, în special pentru proprietarii de site-uri web de afaceri, permit unei companii să perceapă o taxă de abonament continuă unui client. Pentru a realiza un serviciu de abonament eficient, în care clientul are mai multe opțiuni de ciclu diferite, software-ul de facturare open source ar trebui să poată crea cicluri personalizate, cum ar fi un ciclu lunar, un ciclu semi-anual și un ciclu anual. De asemenea, administratorul ar trebui să poată introduce valori personalizate pentru fiecare ciclu, deoarece ciclurile anuale tind să încarce mai puțin pe lună decât un ciclu lunar.
O factură nu este cel mai greu document de creat, dar necesită timp suplimentar atunci când este făcută manual. Dacă software-ul de facturare open source este capabil să genereze automat o factură, acest lucru va facilita servirea clientului fără a fi nevoie să scrieți toate informațiile pentru o factură. Pentru a genera corect o factură, de obicei vor exista câmpuri de text pe care să le completeze administratorul, dar acest lucru va dura doar câteva secunde, spre deosebire de câteva minute.
După crearea facturii, administratorul mai trebuie să livreze factura clientului. În funcție de faptul că afacerea este o companie fizică sau online, va fi necesară livrarea prin imprimare sau prin e-mail. Unele companii fizice trimit facturi către clienți obișnuiți, iar unele companii online imprimă și trimit facturi către alte companii, așa că cel mai bun software de facturare open source ar trebui să permită ambele metode de livrare.
Majoritatea clienților sunt buni în a-și plăti facturile în timpul unui ciclu de facturare, dar unii clienți ar putea să-și uite obligațiile. Pentru a se asigura că clienții nu uită, un instrument de reamintire a plății anticipate poate ajuta compania să colecteze toți banii datorați. Acest instrument trimite un e-mail clienților, amintindu-le despre factura lor într-un mod discret.