Adăugarea oricărui angajat într-o echipă poate provoca anxietate, dar atunci când cineva trebuie să aleagă un asistent personal, este implicată și mai multă grijă. Un asistent personal reprezintă un angajator. În mod obișnuit, un asistent va prelua apeluri, va programa întâlniri și adesea acționează ca o legătură între angajator și client. Ca prim punct de contact, un asistent trebuie să proiecteze un comportament prietenos, profesional și să aibă un bun simț al valorilor și misiunii pe care compania dorește să o proiecteze.
Pentru a alege un asistent personal, trebuie mai întâi să elaborezi o fișă a postului cu sarcini specifice. Enumerați tot ceea ce va fi responsabil asistentul personal și notați software-ul și programele necesare pentru îndeplinirea sarcinilor. Clasează sarcinile în ordinea importanței. Dacă asistentul va petrece 60% din zi actualizând conținut web, atunci selectarea unui asistent cu un grad ridicat de familiaritate cu internetul este o necesitate. Toți angajații pot fi instruiți, dar cel mai bine este dacă punctele forte ale unui asistent personal sunt direct în concordanță cu cea mai mare parte a sarcinilor. Îndatoririle ocazionale pot fi învățate la locul de muncă fără a fi furat mult timp pentru antrenament.
Următoarea listă ar trebui să identifice etica în muncă a companiei. Ce este cel mai important? A fi punctual? Contribuiți cu idei creative la echipă? Terminați lucrările în timp util? Alegeți un asistent personal care prezintă deja calitățile și atitudinile pe care compania le apreciază. Pregătiți întrebările de sondare în prealabil pentru a explora metodele de lucru și preferințele candidatului.
Mulți angajatori sunt tentați să aleagă un asistent personal cu un background și abilități similare, deoarece se simt confortabil cu familiaritatea. Aceasta este o greșeală. Ideea unui asistent personal este să ai pe cineva în preajmă, care să-și ia pasul și să contribuie la echipă. În loc să angajezi pe cineva cu același set de abilități, întreabă despre alte domenii de expertiză. Enumerați punctele slabe actuale în partea de jos a întrebărilor interviului și faceți un punct de a întreba despre antecedentele în acele domenii.
Pentru a alege un asistent personal care se poate ocupa de sarcinile tehnice necesare, ar trebui să profitați de evaluările online gratuite. Nivelul de „expert” al unei persoane într-un program software poate fi ideea alteia de „novice”. Nu uita de zonele de comunicare. Asistentul personal va comunica cu clienții prin e-mail sau prin alte metode de corespondență scrisă? Obțineți un eșantion de scris. Software-ul, mașinile de birou și procedurile standard de birou pot fi instruite, dar poate fi dificil să îmbunătățiți abilitățile de scriere pentru cei care nu sunt în mod natural confortabil cu comunicarea scrisă. Greșelile de ortografie, greșelile de ortografie și gramatica slabă sunt o mare problemă pentru un client.
Deci, evaluați nevoile și petreceți ceva timp creând fișa postului. Determinați criteriile obligatorii, apoi restrângeți candidații și solicitați testarea. Crede în instinctele tale. Dacă lista de candidați a fost restrânsă în mod corespunzător, atunci alegerile de top vor avea probabil toate cele mai importante calități. În acest moment, alegerea ar trebui făcută selectând candidatul cu care aveți cel mai bun raport.