Înregistrările telefonice pot fi o probă crucială într-o varietate de tipuri de litigii. Este posibil ca o parte să fie nevoie să citeze înregistrările telefonice pentru a obține o copie oficială. De asemenea, o parte poate avea nevoie să citeze înregistrările telefonice dacă furnizorul nu dorește să elibereze înregistrările în lipsa unei hotărâri judecătorești. Procesul legal utilizat pentru citarea înregistrărilor telefonice este de a emite o citație duces tecum, adesea denumită citație terță parte sau non-parte, către furnizorul serviciului de telefonie.
Înregistrările telefonice pot fi necesare într-un caz civil sau penal. Într-un caz penal, înregistrările telefonice ar putea justifica un alibi pentru un inculpat sau ar putea dovedi o relație preexistentă între o victimă și un suspect pentru urmărire penală. Într-un caz civil, înregistrările telefonice pot ajuta la stabilirea faptului că, de exemplu, a avut loc o conversație cu privire la termenii unui contract.
Pentru a cita înregistrările telefonice, primul pas este să determinați cine este custodele înregistrărilor. Deși acest lucru poate părea ușor, în unele cazuri în care furnizorul este o companie mare, poate fi necesar să se determine cu exactitate cui trebuie adresată citația și la ce adresă. Companiile mari au, în general, o anumită persoană sau secțiune desemnată pentru primirea citațiilor sau a altor documente legale.
Apoi trebuie pregătită o citație. În unele jurisdicții, un avocat poate cita înregistrările telefonice fără aprobarea prealabilă a instanței, în timp ce, în altele, citația trebuie pregătită și depusă la instanță pentru aprobarea judecătorului înainte de emitere. Citația trebuie să fie cât mai precisă posibil, deoarece destinatarul citației nu este obligat legal să prezinte nimic care nu este menționat în citație. Informațiile comune găsite într-o citație pentru înregistrările telefonice includ numele abonatului sau clientului și numărul de cont, numărul de telefon și datele care sunt acoperite de citație.
Odată ce citația a fost pregătită și aprobată, dacă este necesar, citația este apoi trimisă persoanei sau secțiunii corespunzătoare de la compania de telefonie. O citație este o hotărâre judecătorească, ceea ce înseamnă că destinatarul are obligația legală de a prezenta înregistrările enumerate în citație în absența unui motiv întemeiat să nu o facă. Dacă destinatarul citației consideră că are o obiecție valabilă la ordinul de a prezenta înregistrările, cum ar fi o problemă de confidențialitate, atunci o obiecție trebuie depusă la instanță. De asemenea, dacă destinatarul nu poate respecta citația deoarece înregistrările au fost pierdute, furate sau distruse sau nu au fost niciodată în custodia destinatarului, atunci destinatarul trebuie să informeze instanța.