Un plan de management al costurilor enumeră detaliile cheltuielilor așteptate pentru un proiect. Companiile pot pregăti aceste planuri și pentru alte domenii ale companiei lor, în funcție de scopul acesteia. Pentru a dezvolta un plan de management al costurilor, echipa de management a companiei va identifica activitățile care generează costuri, va enumera materialele necesare pentru proiect, va dezvolta o cronologie pentru proiect și va preciza metricile utilizate pentru măsurarea costurilor și orice variații rezultate. Alte elemente pot fi în plan, în funcție de dimensiunea și domeniul de aplicare al proiectului.
Identificarea activităților de cost este necesară pentru a se asigura că compania detaliază toate domeniile pe care se așteaptă să facă cheltuieli. În cazul proiectelor de tip producție, aceste costuri includ de obicei materialele și forța de muncă necesare pentru producerea bunului. Totuși, proiectele bazate pe servicii vor avea un accent diferit; compania trebuie să identifice domenii precum serviciul pentru clienți, livrarea, serviciile auxiliare sau alte domenii indirecte care vor adăuga costuri proiectului.
Listarea materialelor este necesară pentru un plan de management al costurilor, deoarece majoritatea companiilor vor pregăti bugete cu aceste informații. Multe proiecte bazate pe costuri sunt preluate în anumite perioade ale anului. Companiile vor avea o limită bugetară pentru aceste proiecte și, de obicei, acceptă unul sau mai multe care îndeplinesc restricțiile de cost enumerate în planul de management al costurilor. De asemenea, compania poate ajusta planul pentru a finaliza mai multe proiecte în limita bugetului declarat.
Companiile vor trebui, de asemenea, să detalieze modul în care vor urmări costurile asociate cu planul lor. Aceasta poate include urmărirea costului materialelor și al forței de muncă utilizate în proiect prin indicarea costurilor reale. Elementele incidente pot necesita tehnici de măsurare diferite. De exemplu, dacă o companie se așteaptă să folosească lucrători dintr-un departament separat pentru noul proiect, poate folosi un procent pentru a calcula costul corespunzător. Planul de management al costurilor poate prevedea că 25% din forța de muncă din partea departamentului IT va merge împotriva noului proiect.
Alte elemente care trebuie incluse în planul de management al costurilor includ o cronologie și o analiză a variațiilor pentru plan. Cronologia ajută la evitarea depășirilor de costuri și se asigură că proiectele rămân profitabile; în unele industrii, cum ar fi construcțiile, termenele sunt necesare pentru a fi plătit. Acest proces ajută la compensarea costurilor timpurii suportate în planul de management al proiectului.
Măsurătorile variației sunt, de asemenea, necesare pentru a determina de ce un plan de management al costurilor poate avea o depășire a costurilor. Companiile pot compara apoi planul cu cheltuielile reale și pot determina motivul oricăror diferențe dintre cele două.