Depășirea costurilor se referă la o situație în care un proiect implică cheltuieli care depășesc costurile așteptate prezentate în bugetul proiectului. Când are loc o depășire a costurilor, aceasta înseamnă că echipa care lucrează la un proiect a cheltuit toți banii bugetați pentru proiect. Un proiect care a atins depășirea costurilor necesită bani peste bugetul inițial pentru a finaliza lucrarea. Depășirile de costuri se pot întâmpla din mai multe motive, dar de obicei pot fi evitate cu o proiectare atentă a bugetului și o planificare a cheltuielilor proiectului.
Când un proiect depășește bugetul, poate costa o organizație mai mult decât bani în plus. Depășirile de costuri într-un proiect pot cauza întârzieri, în timp ce managerul de proiect găsește mai mulți bani pentru proiect. În cel mai rău caz, o depășire a costurilor poate opri un proiect complet dacă nu sunt disponibili bani pentru a compensa diferența și a finanța finalizarea proiectului.
Motivele unei depășiri a costurilor pot include o organizare slabă, lipsa de informații sau cerințele clienților peste ceea ce a fost planificat pentru un proiect. Organizarea slabă poate proveni din planificarea defectuoasă a proiectului sau din lipsa de experiență în planificarea tipului de proiect în cauză. Lipsa informațiilor exacte despre proiect poate influența, de asemenea, acuratețea proiecțiilor bugetare. Dacă un manager de proiect nu are informațiile de care are nevoie pentru a planifica un proiect, bugetul poate fi determinat din numere incorecte derivate din informații proaste. Informațiile nesigure pot cauza costuri suplimentare care fac ca un buget să fie sub ceea ce este necesar pentru a finaliza un proiect.
Adesea, o depășire a costurilor se poate întâmpla atunci când un client solicită o muncă care nu a fost planificată inițial într-un proiect. Un bun exemplu în acest sens ar putea fi un proprietar de casă care face mai multe solicitări suplimentare unui antreprenor fără a ajusta bugetul pentru proiectul de construcție. Deoarece materialele suplimentare și forța de muncă costă bani, orice solicitare suplimentară adaugă costuri suplimentare la cheltuiala unui proiect. Aceste costuri suplimentare pot determina un antreprenor să depășească bugetul dacă costurile cererilor suplimentare nu sunt adăugate la bugetul proiectat inițial.
Uneori, depășirile de costuri se întâmplă întâmplător. Traficul, accidentele și dezastrele naturale pot crea daune și întârzieri care se adaugă la costul unui proiect bugetat. Cel mai bun mod de a evita întârzierile de lucru ca urmare a depășirii bugetului este de a rezerva fonduri de urgență pentru un proiect în cazul în care obstacolele neașteptate fac ca un proiect să-și depășească bugetul.