Formularul W-9 al Serviciului Fiscal Intern (IRS) este de obicei folosit pentru a colecta informații pertinente despre un contractant independent sau un freelancer din Statele Unite. Acest formular oferă companiilor și oamenilor de afaceri o modalitate oficială de a securiza informațiile de identificare despre persoanele pe care le plătesc. Companiile folosesc informațiile pe care le colectează atunci când depun formularele necesare la IRS și furnizează formulare informaționale contractantului. O companie care angajează contractori independenți păstrează unul dintre aceste formulare la dosar pentru fiecare contractant. Uneori, instituțiile financiare care plătesc dobânzi și dividende folosesc și formularul W-9.
Modul corect de a utiliza un formular W-9 depinde de rolul persoanei care îl folosește. Dacă o companie angajează contractori independenți sau liber profesioniști, ea oferă o copie goală a formularului fiecărui contractant pe care îl angajează. Odată ce contractorul îl completează și îl returnează companiei, acesta este păstrat în sistemul de fișiere al companiei. Dacă contractantul se mută sau întâmpină alte schimbări, inclusiv o schimbare a numelui comercial, ar trebui să completeze un nou W-9.
Dacă persoana care utilizează formularul W-9 este un antreprenor independent sau independent, sarcina sa este să completeze formularul, să-l semneze și să-l data și să-l returneze companiei care l-a solicitat. Aceasta implică furnizarea numelui complet, așa cum este menționat în declarația sa de impozit și a denumirii sale oficiale de afaceri, dacă folosește unul. De asemenea, antreprenorul independent trebuie să își aleagă tipul de organizație comercială. De exemplu, o persoană care este singurul proprietar al afacerii sale sau un liber profesionist singur va bifa de obicei caseta de individ/proprietar unic. Există, de asemenea, casete de selectare pentru corporații, parteneriate și companii cu răspundere limitată.
În continuare, contractantul furnizează adresa sa completă și numărul de securitate socială. Dacă are un număr de identificare a angajatorului (EIN), el poate furniza acesta în loc de un număr de securitate socială. Dacă persoana respectivă este scutită de reținerea de rezervă, va bifa și caseta etichetată „Beneficiar scutit”.
Următorul pas în completarea formularului W-9 este semnarea acestuia. Când o persoană semnează acest formular, ea certifică că nu este supusă reținerii de rezervă. Dacă o persoană este supusă reținerii de rezervă, compania care îi plătește bani îi reține 28% din bani în numele IRS. Acest lucru se poate întâmpla dacă există o discrepanță între informațiile furnizate în formular și înregistrările pe care le are IRS. O persoană poate avea, de asemenea, bani reținuți dacă datorează impozite înapoi și a fost notificat că este supus reținerii de rezervă.