În cele mai multe cazuri, angajatorii din Statele Unite plătesc impozite pe salarii către Internal Revenue Service prin intermediul unui transfer electronic de fonduri (EFT) inițiat de angajator sau în numele angajatorului de către o terță parte, cum ar fi o firmă de contabilitate sau un serviciu de salarizare. . Acestea trebuie plătite într-un anumit timp de la emiterea statului de plată, în funcție de mărimea acestuia, conform graficelor publicate de IRS. Se percep penalități semnificative dacă taxele pe salarii sunt plătite cu întârziere sau nu sunt plătite deloc. Plățile obligațiilor fiscale ale statului pe salarii sunt efectuate în moduri diferite și sunt determinate de agenția fiscală a fiecărui stat.
Sistemul EFT a fost instituit la începutul anului 2011 pentru majoritatea angajatorilor; angajatorii mai mici au opțiunea de a plăti unele sume trimestrial sau anual atunci când își depun declarațiile fiscale. De îndată ce este posibil după emiterea statului de plată, dar în intervalul de timp stabilit de IRS, angajatorul stabilește plata online și specifică data la care IRS va transfera fondurile din contul plătitorului. Numai informațiile rezumative sunt introduse atunci când EFT este configurat; datele detaliate de alocare a platilor se depun la raportul trimestrial al angajatorului, care reconciliaza si eventualele diferente. Dacă raportul trimestrial arată că sunt datorate taxe suplimentare, acestea pot fi de obicei plătite cu un cec pe hârtie care însoțește raportul atunci când este depus.
Deși poate părea riscant să se facă depuneri fiscale separat de depunerea rapoartelor care alocă acele plăți către contribuabili individuali, sistemul a funcționat bine în Statele Unite, cu un sistem amănunțit de contabilizare și corectare a erorilor. Astfel, majoritatea angajatorilor plătesc impozitele pe salarii în doar câteva zile de la data emiterii statelor de plată, depunând rapoarte trimestriale pentru a contabiliza sumele depuse. Acest sistem asigură că obligațiile fiscale sunt îndeplinite cât mai repede posibil după ce sunt suportate, oferind angajatorilor timp pentru a pregăti rapoartele explicative.
Taxele pe salarii din Statele Unite sunt preluate atât din plata angajaților, cât și din fondurile angajatorilor. Banii reținuți din câștigurile angajaților se îndreaptă către obligațiile privind impozitul pe venit și plățile primelor de asigurare pentru asigurările sociale, Medicare și programele de asigurări de stat sau locale, cum ar fi invaliditatea sau șomajul. Angajatorii trebuie să egaleze plățile angajaților lor pentru Securitate Socială și Medicare și, de asemenea, trebuie să plătească prime de asigurări de șomaj federale și de stat și, în unele cazuri, prime de asigurare de stat pentru invaliditate.
Pentru angajați, reținerea impozitului pe venit este calculată separat pentru angajații individuali, pe baza câștigurilor lor reale și a informațiilor furnizate în formularele lor W4. Prima pentru securitatea socială este de 6.20% din câștigurile brute ale angajatului până când câștigurile anuale au atins un plafon stabilit de Congres, care a fost de 106,800 USD în 2010. Prima pentru Medicare este de 1.45% din toate câștigurile.
Calcularea contribuțiilor angajatorilor poate fi complexă, deoarece implică plafonări ale sumelor supuse impozitului și credite federale pentru plățile efectuate pentru impozitul de stat pentru șomaj. Majoritatea serviciilor de salarizare și a software-ului de salarizare pentru întreprinderi efectuează aceste calcule. Toate sumele sunt combinate atunci când angajatorii plătesc taxe pe salarii, cu excepția taxelor de asigurări de șomaj, care sunt plătite trimestrial de fiecare dată când răspunderea totală atinge sau depășește 500 USD.