Crearea unui sistem de arhivare organizat va menține un birou să funcționeze mai bine, indiferent dacă lucrați de acasă sau într-un spațiu de lucru comun mare. Un sistem de înregistrare logic este crucial atunci când mai multe persoane folosesc aceleași fișiere, deoarece va permite tuturor să acceseze rapid și ușor informațiile de care au nevoie. Dacă vă organizați sistemul de înregistrare, plănuiți să rezervați cel puțin o zi pentru a o face, astfel încât să nu pierdeți evidența a ceea ce faceți la mijlocul procesului.
Pentru a începe să creați un sistem de arhivare organizat, împărțiți-vă munca în două categorii: activă și de arhivă. Materialul activ ar include elemente de acțiune în așteptare, proiecte în derulare sau materiale de lectură care trebuie să fie ușor accesibile. Materialul de arhivă include date care nu trebuie să fie ușor disponibile. Planificați să rezervați spațiu lângă birou pentru articolele dvs. active și o altă zonă de arhivare pentru munca de arhivă. De asemenea, planificați un program de eliminare pentru arhive. Luați în considerare constrângerile legale înainte de a arunca materialul arhivat: unele companii trebuie să păstreze evidențele financiare la îndemână pentru o anumită perioadă de timp, de exemplu.
Luați în considerare tipul de materiale active pe care le aveți în curs de desfășurare atunci când creați un sistem de arhivare organizat. Dacă sunteți contabil, de exemplu, este posibil să aveți facturi deschise, conturi de plătit, conturi scadente și rapoarte de profit și pierdere pentru trimestrul în care lucrați. Dacă sunteți proiectant, este posibil să aveți mai multe proiecte în derulare pentru diverși clienți, mostre în așteptare, oferte pentru care așteptați un răspuns și așa mai departe. Construiți un set de categorii libere pentru sistemul dvs. de fișiere și planificați să faceți subcategorii în cadrul categoriilor generale. În acest fel, știți că puteți găsi toate facturile în așteptare, de exemplu, într-o locație centrală. În acea locație, facturile pot fi organizate în ordine alfabetică în funcție de furnizor, în ordinea sumei sau într-un alt mod care are sens pentru dvs.
Apoi configurați folderele de arhivă. Când creați un sistem de fișiere organizat, planificați să utilizați o metodă care este logică pentru dvs. și pentru alții din mediul de birou. Poate doriți să organizați arhivele în ordine alfabetică după proiect. Într-un birou mic, unde fișierele sunt păstrate într-o locație centrală, arhivele ar trebui probabil să fie împărțite pe subiect: proiecte, înregistrări financiare, manuale de utilizare și așa mai departe. În cadrul fiecărei categorii ample, creați foldere mai mici.
Când creați foldere pentru un sistem de arhivare organizat, utilizați fonturi mari, ușor de citit pe file, care ies în evidență cu mult peste restul folderului, astfel încât să puteți găsi rapid o secțiune. De asemenea, s-ar putea să vă fie util să utilizați file sau fișiere cu coduri de culoare, astfel încât să puteți vedea o defalcare vizuală clară între categorii. Păstrați un stoc de foldere, file și echipamente la îndemână, astfel încât să puteți face cu ușurință mai multe fișiere atunci când aveți nevoie: nu cedați tentației unei tăvi „de dosat”.
Odată ce ați construit scheletul sistemului dvs. de arhivare, atunci puteți integra toată hârtia și materialul imprimat care trebuie să fie depus. Goliți toate dulapurile, tăvile în așteptare și alte teancuri de hârtie. Parcurgeți tot materialul, stabilind mai întâi ce trebuie păstrat și ce trebuie aruncat. Nu fiecare bucată de hârtie trebuie salvată: păstrați materialul relevant sau util și scăpați de restul. Sistemul dvs. de arhivare nu trebuie să conțină fiecare bucată de hârtie folosită vreodată în istoria afacerii. Pe măsură ce curățați, sortați materialul în categorii active sau de arhivă și arhivați-l în zona corespunzătoare.
Odată ce ați creat un sistem de fișiere organizat, probabil veți descoperi că viața dvs. este mult mai ușoară. Întreține sistemul cu curățări frecvente de material vechi și stai în partea de sus a piliului pentru a preveni acumularea materialului.