Frauda contabilă apare atunci când un angajat al unei afaceri fură sau ascunde bani. Potențialii autori ai acestui tip de fraudă pot fi oricine, de la contabil până la Chief Financial Officer. Scopul fraudei poate fi pentru câștig personal, pentru a ascunde erori de afaceri sau incompetență. Există trei metode comune de fraudă contabilă: conturi de plătit, conturi de încasat și companii fictive. Toate cele trei metode permit făptuitorului să scoată bani din afacere.
Frauda la conturile de plată apare atunci când oamenii fură bani prin emiterea de plăți pentru lucrări fictive. Aceste cecuri pot fi plătite furnizorilor existenți, legitimi, sau unor corporații care sunt create pur și simplu pentru a încasa aceste cecuri. Procesul pentru acest tip de fraudă este destul de simplu.
Factura falsă este plătită prin sistemul contabil și se procesează un cec. Fie angajatul, fie un co-conspirator încasează cecul și ia banii. Căutați acest tip de fraudă inspectând registrul de cecuri și comparând plățile cu facturile originale. Investigați orice nume de companii necunoscute și puneți la îndoială frecvența plăților.
Frauda în conturi de încasat presupune acceptarea plăților în numerar de la clienți și nedepunerea banilor în contul bancar al companiei. În schimb, în contul clientului este emisă o notiță de credit, astfel încât să nu existe apeluri de colectare către client. Această metodă de fraudă poate fi identificată prin revizuirea notelor de credit emise clienților și confirmând motivul pentru care au fost emise. Acest tip de fraudă poate fi destul de complex de urmărit, deoarece pot exista mai multe note de credit pentru mai mulți clienți pentru a ascunde suma de numerar furată.
Frauda în situațiile financiare este de obicei la o scară mult mai mare decât primele două tipuri de fraudă. Acest tip de fraudă este posibil numai de către membrii conducerii superioare. Companiile fictive sunt create în cadrul corporației și banii sunt mutați printr-o serie complexă de tranzacții.
Banii sunt plătiți acestor alte firme afiliate pentru lucrări imaginare sau servicii de consultanță. Adesea, conducerea superioară sau membrii familiei lor dețin aceste corporații-cochile. Această metodă este folosită pentru a elimina sume foarte mari de bani pe o perioadă lungă de timp. Pentru a localiza acest tip de fraudă, verificați detaliile din spatele oricăror companii afiliate care primesc transferuri între companii.
Există mai multe pachete software de audit disponibile pentru a ajuta la detectarea fraudei contabile. Cel mai eficient mod de a identifica frauda este mutarea personalului. Schimbați responsabilitățile în cadrul departamentului de contabilitate fără preaviz și acordați atenție schimbărilor de comportament.
Pentru a identifica fraudele pe scară largă, uitați-vă la obiceiurile personale de cheltuieli și stilul de viață. Oamenii care comit fraude contabile cheltuiesc adesea generos, dar evită absențe prelungite de la serviciu. Ei sunt defensivi atunci când sunt întrebați despre practicile actuale de afaceri. De asemenea, sunt foarte rezistenți la orice schimbări de responsabilitate care le restricționează accesul la producția de numerar sau de cecuri.