Puteți scrie o chitanță utilizând un carnet de chitanțe, completând un șablon de factură sau înregistrând detaliile tranzacției de vânzare în formă lungă pe orice coală de hârtie și semnând-o. Într-un mediu de vânzare cu amănuntul, chitanțele sunt de obicei create electronic, dar nu există nicio cerință ca o chitanță să fie produsă într-un anumit mod pentru a fi valabilă. Atâta timp cât o chitanță indică ce a fost vândut, suma plătită, cine a primit prețul de cumpărare și data tranzacției, aceasta se califică drept o înregistrare legitimă a schimbului.
Încasările sunt o parte importantă a unei tranzacții de vânzare. Ele furnizează dovezi oficiale ale detaliilor schimbului și pot fi depuse oricărei autorități pentru a justifica diferite cereri, cum ar fi pentru a documenta o cheltuială pentru o deducere într-o declarație fiscală. O chitanță este adesea computerizată într-un mediu de vânzare cu amănuntul, dar nu trebuie să fie. Puteți scrie o chitanță folosind o bucată de hârtie și un pix. Narațiunea poate fi încadrată în orice mod convenabil.
O chitanță afirmă de obicei că la o anumită dată a fost schimbată o sumă de bani pentru un articol. Indică faptul că articolul a fost vândut de dvs. cumpărătorului. Dacă scrieți o chitanță de mână în acest fel, ar trebui să semnați hârtia. O semnătură dovedește că tu ești cel care ai scris chitanța.
Chitanța nu trebuie neapărat semnată de cumpărător. Deținerea chitanței care indică vânzarea către acesta este o dovadă suficientă a legitimității. Dacă doriți ca cumpărătorul să semneze documentația de chitanță pentru a stabili o evidență mai completă sau din orice alt motiv, puteți face din aceasta o stipulatie a tranzacției.
Există mai multe opțiuni disponibile pentru a facilita redactarea unei chitanțe dacă trebuie să faceți acest lucru des. Magazinele de articole de birou și de papetărie dețin carnete de chitanțe pretipărite, care necesită să completați spațiile libere. Aceste cărți sunt adesea adaptate pentru anumite tipuri de tranzacții. Dacă sunteți un proprietar care trebuie să emită chitanțe pentru plățile chiriei, există de obicei un carnet de chitanțe pretipărit care este specific acestei situații.
De asemenea, puteți scrie o chitanță folosind un sistem de facturare. Când se generează o factură pentru a facilita o vânzare, aceasta listează articolele care trebuie incluse în comandă. În partea de jos sau în spatele formularului puteți include o secțiune de tip boilerplate pe care cumpărătorul o poate semna pentru a indica primirea întregii comenzi într-o anumită zi. Factura de la dvs. cu lista articolelor vândute, prețul de vânzare și semnătura cumpărătorului care indică faptul că schimbul a fost încheiat la o anumită dată este o chitanță acceptabilă pentru tranzacție.