Scrierea unei scrisori de colectare a datoriilor implică pregătirea unei scrisori de afaceri care îi identifică în mod clar scopul și care aderă la legile jurisdicției dumneavoastră pentru practicile de colectare. De obicei, va trebui să includeți informații despre datoria pe care încercați să o colectați și despre suma datorată. În unele țări, s-ar putea să vi se solicite, de asemenea, să includeți un limbaj care acordă debitorului 30 de zile pentru a contesta valabilitatea creanței și să urmați un format standard de scrisoare de colectare a creanțelor. În timp ce colectorii de datorii pot fi fermi, majoritatea jurisdicțiilor au legi împotriva folosirii minciunilor, amenințărilor și tacticilor de sperietură în colectarea datoriilor. De fapt, s-ar putea să faceți bine să începeți prin a adopta o abordare mai blândă a colectării unei datorii și, treptat, să ajungeți la cereri de plată mai ferme.
Când trebuie să scrieți o scrisoare de colectare a datoriilor, primul pas poate fi să învățați legile de colectare din zona dvs. Poate fi necesar să scrieți o scrisoare într-un anumit format sau să evitați anumite tipuri de declarații în procedurile legale de colectare. În unele locuri, vi se poate cere să identificați că scopul scrisorii este de a colecta o datorie sau să vă identificați în mod specific ca recuperator de datorii. De asemenea, vi se poate cere să informați destinatarul scrisorii că veți folosi oricare dintre informațiile pe care le obțineți la colectarea datoriilor.
De obicei, trebuie să datați o scrisoare de colectare a datoriilor, iar unele jurisdicții vă pot solicita să declarați că destinatarul are 30 de zile pentru a contesta validitatea creanței. De asemenea, vi se poate solicita să furnizați adresa companiei dvs., precum și informațiile de contact. Dacă adresa la care doriți să primiți plăți diferă de adresa fizică a companiei dvs., poate fi necesar să furnizați și adresa fizică.
Corpul scrisorii dvs. de colectare a datoriilor trebuie să fie clar și ușor de înțeles. De obicei, va trebui să identificați datoria pe care încercați să o colectați și suma care este datorată. Dacă încasați o datorie pentru o altă companie, poate fi necesar să identificați și acea companie. O scrisoare de colectare a creanțelor trebuie să conțină numai informații veridice. Cele mai multe locuri au legi împotriva folosirii minciunilor pentru a colecta datorii și același lucru este valabil și pentru amenințări și tactici de sperietură.
Adesea, o scrisoare inițială de colectare a datoriilor servește ca o reamintire blândă că sunt datorați bani. În unele cazuri, un debitor poate uita să plătească o factură sau poate întâmpina probleme financiare temporare. Într-un astfel de caz, începerea procedurilor scrise de colectare pe o notă mai prietenoasă îl poate încuraja să plătească mai repede. Dacă acest lucru nu funcționează, poate fi necesar să trimiteți scrisori care au un ton din ce în ce mai ferm.