Cunoscută și ca scrisoare de dizolvare, o scrisoare de dizolvare este un document care servește drept notificare că un anumit tip de relație de afaceri se apropie de sfârșit. Acest tip de scrisoare poate fi legat de încheierea unei relații de lucru între doi parteneri de afaceri, un client și un furnizor sau orice alt tip de aranjament de afaceri care există între două părți. Conținutul exact al scrisorii de dizolvare este determinat de natura scrisorii în sine și de necesitatea satisfacerii oricăror legalități care pot exista în jurisdicțiile în care își au reședința părțile în cauză.
În timp ce formatul exact al unei scrisori de dizolvare va varia în funcție de problemele juridice și de tipul de dizolvare care are loc, există câteva elemente de bază care probabil vor fi abordate în orice scrisoare de dizolvare. Numele persoanei care trimite trebuie să fie întotdeauna precizat clar, împreună cu numele destinatarului. Scopul scrisorii trebuie, de asemenea, precizat în mod clar în primul paragraf. Aceasta va include în mod normal identificarea relației care se încheie și a datei la care încetarea intră în vigoare.
Dacă există un contract formal între cele două părți, este adesea necesar să se precizeze detalii despre acel contract în corpul scrisorii de dizolvare. Sunt prezentate detalii precum datele de început și de încheiere ale contractului și numele entităților care au încheiat acordul. În cazul în care dizolvarea are loc înainte de data formală de încheiere a contractului, citarea termenilor și condițiilor legate de rezilierea anticipată a contractului este adesea o idee bună.
Identificarea motivului sau motivelor specifice pentru încetarea relației sunt, de asemenea, cruciale pentru redactarea unei scrisori de dizolvare. Motivele trebuie prezentate într-o manieră directă, verbiajul folosit ar trebui să rămână cât mai lipsit de pasiune posibil. Ar trebui evitată verbiajul care este de o manieră acuzatoare sau care aruncă insulte asupra integrității destinatarului. Pur și simplu spuneți faptele simple ale situației și păstrați textul cât mai simplu și direct posibil.
O scrisoare de dizolvare se poate referi adesea la orice obligații rămase pe care una sau ambele părți trebuie să le îndeplinească, conform termenilor și condițiilor unui contract preexistent. Recunoaște-i pe cei din corpul scrisorii și notează cum vor fi soluționate acele chestiuni, inclusiv datele de emitere a plăților datorate uneia sau cealaltă parte și orice alte rezoluții finale care vor permite ambelor părți să meargă pe propria lor cale.
Rețineți că, deoarece cerințele legale pentru dizolvarea unui contract de afaceri vor varia oarecum de la o țară la alta, este important să consultați un consilier juridic atunci când redactați o scrisoare de dizolvare. Acest consilier poate oferi un ajutor neprețuit pentru a se asigura că toate cerințele legale sunt îndeplinite în text. Ținerea în minte a problemelor juridice, precum și încercarea de a practica decorul de afaceri profesional în alegerea cuvintelor folosite va ajuta în mare măsură dizolvarea relației să continue fără complicații.