Cunoscută și ca scrisoare de dizolvare, o scrisoare de dizolvare este un document care este pregătit de o entitate pentru a informa o altă entitate că relația de afaceri actuală nu va continua. De obicei, textul scrisorii va cita motivele pentru care relația este dizolvată, precum și data la care dizolvarea va fi definitivă. Scrisorile de acest tip pot fi redactate pentru a fi utilizate între parteneri de afaceri, corporații sau chiar între un client și un furnizor.
Unul dintre cele mai comune exemple de scrisoare de dizolvare are de-a face cu rezilierea unui contract existent. Adesea, rezilierea se datorează unei anumite încălcări a termenilor și prevederilor găsite în acordul care guvernează relația. În acest scenariu, un client poate notifica vânzătorului sau furnizorului că, din cauza incapacității vânzătorului de a respecta prevederile contractului, clientul alege să dizolve sau să înceteze relația de lucru. Textul scrisorii citează de obicei termeni specifici din contract care nu au fost respectați și oferă, de asemenea, o anumită dată la care clientul nu va mai face afaceri cu vânzătorul.
Un alt exemplu de scrisoare de dizolvare are de-a face cu încetarea unei relații contractuale între partenerii de afaceri. Adesea, ideea aici este de a rupe relația din cauza diferențelor privind modul de tranzacționare sau direcția pe care ar trebui să o ia societatea în comun. Ca și în cazul altor forme de acest tip de scrisori, expeditorul va identifica motivele specifice ale dizolvării parteneriatului și data la care legătura este încheiată oficial. Alte conținuturi, cum ar fi definirea condițiilor privind stingerea oricărei datorii care a fost dobândită în timpul asocierii în participațiune, pot fi, de asemenea, incluse în textul scrisorii de dizolvare sau abordate mai detaliat în alte documente care însoțesc scrisoarea.
Companiile care se pregătesc să își înceteze activitatea pot, de asemenea, să pregătească și să distribuie o scrisoare de dizolvare clienților săi. Aici, scopul este de obicei de a notifica clienții cu privire la închiderea iminentă a companiei, inclusiv data la care afacerea va înceta să fie recunoscută ca entitate juridică. În situațiile în care s-au făcut aranjamente pentru a transfera conturile clienților către alți furnizori sau vânzători, scrisoarea de dizolvare va include adesea informații de contact pentru noul furnizor.
În unele țări, elemente specifice trebuie incluse într-o scrisoare de dizolvare pentru ca documentul să fie recunoscut ca legal și obligatoriu. Din acest motiv, examinarea scrisorii de către consilierul juridic înainte de a trimite documentul prin poștă este de obicei o idee bună. Avocații vor fi conștienți de ce informații trebuie incluse pentru ca documentul să servească drept notificare oficială de dizolvare a unei relații de afaceri și ce alte documente trebuie să fie pregătite și depuse pentru a pune capăt complet conexiunii dintre expeditor și destinatar. .