Scrierea unei scrisori de intenție pentru recepționerul de la recepție necesită enumerarea informațiilor de bază despre contact, subiect, destinatar și salut, precum și prezentarea candidatului și a motivului pentru care scrie. Conținutul scrisorii ar trebui să evidențieze abilitățile și experiența pe care recepționerul le are ca rezumat al CV-ului său, folosind verbe și realizări pentru a descrie ceea ce s-a întâmplat, mai degrabă decât adjective goale care descriu subiectiv abilitățile solicitantului. Ultima parte a scrisorii de intenție a recepționerului de la recepție oferă instrucțiuni de contact, solicită un interviu și oferă mulțumiri, urmate de o frază de încheiere, semnătură și, dacă este necesar, un rând de atașare. Tot conținutul ar trebui să arate legătura dintre ceea ce are nevoie sau dorește compania să realizeze și ceea ce poate oferi recepționerul, așa că solicitanții ar trebui să cerceteze compania înainte de a scrie pentru a personaliza scrisoarea, evitând cu orice preț construcțiile formulate.
De departe, cel mai important lucru de făcut atunci când scrieți o scrisoare de intenție pentru recepționerul de la recepție este să cercetați compania la care există postul. Când o companie are candidați la fel de calificați, își doresc angajați care înțeleg cu adevărat scopul afacerii și care se potrivesc bine cu filozofiile și misiunea companiei. Acest lucru este valabil mai ales în cazul recepționerilor, care sunt „fața” inițială a întâlnirii clienților companiei. Găsiți informații despre compania pe care candidatul o poate lega de experiența sa și adaptați scrisoarea în jurul acelor puncte.
Odată ce o persoană știe ceva semnificativ despre companie, este timpul să înceapă redactarea scrisorii. Justificare la stânga, un rând pentru fiecare set de date, include informații precum numele și adresa solicitantului, numele și adresa companiei, data și subiectul. Urmează salutul și ar trebui să includă numele unei anumite persoane – „Către cine poate viza” nu ar trebui să figureze pe o scrisoare de intenție a recepționerului de la recepție, deoarece comunică că solicitantul nu a fost suficient de serios pentru a-și lua timp pentru a afla pe cine să contacteze. .
În urma informațiilor introductive vine primul paragraf din scrisoarea de recepție de la recepție. În acest paragraf, candidatul ar trebui să se prezinte, rezumat de ce scrie. De asemenea, este acceptabil să se explice cum a aflat candidatul despre postul de recepționer și ce a indicat compania că vrea de la un candidat.
În al doilea paragraf, recepționera ar trebui să intre în mai multe detalii despre calificările sale, raportând fiecare calificare înapoi la cerințele companiei. De exemplu, folosind punctele marcante, dacă este necesar, ea poate explica că are x ani de experiență sau un certificat în recepție de la Universitatea Y. Ar trebui să atingă abilitățile considerate esențiale pentru munca de recepționer, cum ar fi gestionarea comunicațiilor, organizarea și întreținerea bazei de date. . O capcană de evitat este utilizarea expresiilor adjectivale generice, cum ar fi „Sunt un jucător de echipă”. Aceste afirmații sunt subiective, nu descriu ceea ce a făcut recepționerul și au nevoie de dovezi specifice, verificabile pentru a fi eficiente, cum ar fi „Eforturile mele de a lucra în colaborare cu toți membrii personalului au condus la o creștere a finalizării proiectului cu 12% și la o nominalizare pentru funcții administrative. Lucrătorul anului de către Organizația Recepționistă Z.”
Ultimul paragraf al unei scrisori de intenție a unui recepționer de la recepție ar trebui să-i spună destinatarului că, având în vedere experiența și calificările enumerate, CV-ul candidatului sau alte documente necesare sunt anexate și că un interviu ar fi apreciat la comoditatea destinatarului. De asemenea, ar trebui să invite destinatarul să contacteze solicitantul și să facă referire la informațiile de contact ale solicitantului. Ultimul element este o scurtă declarație prin care mulțumesc destinatarului pentru considerație și timp.
Închiderea scrisorii necesită un element de închidere, cum ar fi „Cu sinceritate” sau „În apreciere”. După ce a apăsat return de cel puțin trei sau patru ori, candidatul trebuie să-și semneze numele. Două rânduri sub aceasta ar trebui să apară linia de încadrare, cum ar fi „Anexe ([număr de incinte])” sau „Anexe: [lista fiecărui articol inclus, separate prin virgule].