În multe aspecte, scrierea unei scrisori de propunere este ca orice alt tip de scriere de afaceri. Scrierea clară, concisă și precisă este importantă pentru orice document de afaceri. Propunerile de afaceri, totuși, necesită componente specifice, cum ar fi scrisoarea de intenție a propunerii. Scrisoarea de propunere, la fel ca o scrisoare de intenție pentru CV, servește ca o introducere politicoasă a unei anumite propuneri. Folosirea vocii active, respectarea etichetei acceptate de scris în afaceri și aprecierea pentru timpul limitat al cititorului sunt esențiale pentru un răspuns de succes.
Adesea, atunci când organizațiile mari postează cereri pentru mai multe proiecte, scrisoarea de intenție a propunerii servește pentru a informa cititorul la care cerere de propunere (RFP) îi răspunde documentul. Dacă nu există un raport existent între profesioniști sau companii, o scrisoare de propunere acționează atât ca o introducere, cât și o oportunitate de a face o primă impresie bună. Atunci când o relație există deja, scrisoarea de intenție poate servi ca o oportunitate de a complimenta, de a exprima aprecierea sau de a extinde bunăvoința continuă între ambele părți.
Indiferent dacă există sau nu o relație între părți, fiecare scrisoare de propunere ar trebui să urmeze eticheta corectă de scriere de afaceri. De exemplu, documentul ar trebui să fie formatat cu titluri adecvate, margini ordonate și font sau font standard. Se așteaptă adresarea scrisorii persoanei de contact adecvate și utilizarea unui salut profesionist acceptabil pentru cultura clienților. Informațiile de contact incorecte sau un salut prea informal pot face diferența dacă o scrisoare de propunere este citită sau respinsă.
Pe lângă eticheta adecvată, tonul unei scrisori de propunere este, de asemenea, important. Abordările formale, dar personalizate, funcționează de obicei cel mai bine în culturile occidentale, unele relații de afaceri permitând un ton informal. De obicei, culturile orientale, deși nu întotdeauna, preferă o abordare formală, profesională. Dacă există îndoieli cu privire la tonul potrivit, cel mai bine este o abordare formală și profesională.
Deși nicio scrisoare de propunere nu va garanta acceptarea, utilizarea vocii active și a scrierii concise îmbunătățesc șansele. Nu folosi două sau trei cuvinte, când unul va fi suficient. Propozițiile scurte și simple sunt mai bune decât paragrafele lungi și complexe. Vocea activă prezintă claritate și încredere, așa că evitați verbele „a fi” în scris. Evitați expresii precum „dacă ați dori” sau „poate prefera”. Optează în schimb pentru verbe puternice de acțiune și îndemnuri directe la acțiune.
Conținutul specific pentru o scrisoare de propunere va varia pentru fiecare proiect și relație de afaceri. O greșeală comună pe care profesioniștii o fac în scrierea scrisorii de propunere de intenție este aceea de a repeta sau de a rezuma informațiile conținute în documentele însoțitoare. Rețineți că majoritatea profesioniștilor din afaceri sunt limitati la timp. Respectați timpul cititorului și nu pur și simplu reafirmați conținutul propunerii dvs. În schimb, scrie-ți scrisoarea având în vedere o introducere față în față: ce ai spune sau cum te-ai prezenta personal înainte de a preda un document de propunere?