O scrisoare către investitori ar trebui să fie întotdeauna informativă, precum și profesională. Pentru a menține relațiile puternice cu investitorii, comunicați întotdeauna clar și onest despre detaliile afacerii dvs. Corespondența dumneavoastră cu investitorii ar trebui să includă doar informații faptice și fiecare investitor ar trebui să fie informat cu privire la problemele importante care îi afectează investiția de îndată ce acestea devin cunoscute. Dacă atașați rapoarte ale investitorilor la o scrisoare, detaliați orice domenii de îngrijorare pe care le poate afișa un raport și încurajați investitorii să vă contacteze direct dacă ar trebui să aibă întrebări sau preocupări viitoare.
Ori de câte ori scrieți o scrisoare investitorilor, asigurați-vă că este scrisă pe antet cu un font ușor de citit, cu aspect profesional. Indiferent dacă pregătiți o scrisoare trimestrială către investitori, o scrisoare anuală către investitori sau scrieți o scrisoare pentru o propunere de investitor, asigurați-vă că păstrați o copie a scrisorii pentru dosarele dvs. și trimiteți o copie a aceleiași scrisori tuturor investitorilor dvs., precum și orice membru al consiliului de administrație și alte părți corespunzătoare. Adresați-vă destinatarilor pe un ton respectuos și profesionist și includeți întotdeauna informațiile dvs. de contact.
Toate comunicările investitorilor ar trebui să fie datate corespunzător, direct pe corespondență, pentru a păstra o linie de comunicare reală a timpului. De asemenea, ar trebui să conțineți întotdeauna o referință sau un subiect după data scrisorii, astfel încât investitorii dvs. să știe la ce se referă scrisoarea și astfel încât informațiile să poată fi recuperate cu ușurință dacă este necesar în viitor. O scrisoare către investitori ar trebui să înceapă întotdeauna cu un salut respectuos și profesionist, chiar dacă aveți o relație personală cu investitorii dvs.
Când redactați o scrisoare de trimis investitorilor, este întotdeauna o idee bună să ajungeți direct la subiect cât mai curând posibil. Este posibil să aveți o relație de prietenie cu investitorul, dar discutarea problemelor personale nu este niciodată potrivită atunci când oferiți o scrisoare profesională investitorilor. În schimb, scrisoarea ar trebui să conțină doar informații relevante pentru interesul de afaceri al investitorului și investiția în proiectul dumneavoastră.
În scrisoarea dumneavoastră către investitori, fiți optimist cu privire la viitorul afacerii dumneavoastră împreună. Chiar dacă investitorii se confruntă cu posibilitatea de a pierde o investiție, detaliați cele mai bune strategii pentru a încerca să evitați o astfel de pierdere. Pe scurt, asigurați-vă investitorilor că faceți tot posibilul personal și profesional pentru a le proteja interesele.
Atunci când o scrisoare către investitori oferă știri descurajatoare, este, de asemenea, o bună practică să-ți informezi investitorii cu privire la situații aparent în afara controlului tău. În același timp, însă, faceți-i pe investitori conștienți de eforturile pe care le-ați depus în numele lor. Majoritatea investitorilor înțeleg riscurile și înțeleg că circumstanțele neprevăzute pot duce la o pierdere. Ceea ce cei mai mulți nu vor tolera, totuși, este să fie dezinformați sau mințiți în mod intenționat într-o scrisoare sau în persoană.