Οι αρνητικές ταμειακές ροές εμφανίζονται σε μια επιχείρηση όταν η εκροή πληρωμών σε μετρητά υπερβαίνει την εισροή μετρητών από τις πωλήσεις. Οι πιο συνηθισμένοι λόγοι για αυτό το πρόβλημα περιλαμβάνουν τα υψηλά λειτουργικά έξοδα, τον χαμηλό όγκο πωλήσεων, την ακατάλληλη λογιστική του κόστους, τις κακές επενδύσεις σε περιουσιακά στοιχεία και τις μη ελκυστικές επιλογές χρηματοδότησης που γίνονται με τους δανειστές. Πολλές επιχειρήσεις μπορούν να εφαρμόσουν μερικές διαδικασίες για τη βελτίωση των ταμειακών ροών. Το να επιτραπεί η αύξηση των αρνητικών ταμειακών ροών σε μη βιώσιμα επίπεδα θα έχει ως αποτέλεσμα η εταιρεία να πλησιάσει σε πτώχευση. Σε ορισμένες περιπτώσεις, η εταιρεία μπορεί να μην είναι σε θέση να διορθώσει προβλήματα ταμειακών ροών, αφήνοντας τη χρεοκοπία ως τη μόνη επιλογή.
Η κατάσταση ταμειακών ροών είναι το πιο κοινό εργαλείο που χρησιμοποιούν οι εταιρείες για να προσδιορίσουν γιατί αντιμετωπίζουν πρόβλημα αρνητικών ταμειακών ροών. Αυτή η δήλωση είναι απαραίτητη για όλες τις εταιρείες που χρησιμοποιούν σύστημα λογιστικής σε δεδουλευμένη βάση. Οι περισσότερες επιχειρήσεις χρησιμοποιούν το σύστημα λογιστικής σε δεδουλευμένη βάση, καθώς τα εθνικά λογιστικά πρότυπα έχουν αυστηρές απαιτήσεις για το σύστημα αυτοτέλειας των χρήσεων. Η κατάσταση ταμειακών ροών έχει τρεις ενότητες: λειτουργική, επένδυση και χρηματοδότηση. Κάθε ενότητα παραθέτει τις ιδιαίτερες κινήσεις μετρητών που θα βιώσει μια εταιρεία κατά τη διάρκεια της λειτουργικής της ζωής. Η εξέταση αυτής της δήλωσης μπορεί να βοηθήσει τους ιδιοκτήτες και τους διαχειριστές να ανακαλύψουν προβλήματα που σχετίζονται με τις αρνητικές ταμειακές ροές της εταιρείας.
Τα υψηλά λειτουργικά έξοδα είναι ένας λόγος που μια εταιρεία μπορεί να έχει αρνητικές ταμειακές ροές. Τα λειτουργικά έξοδα καταχωρούνται στην ενότητα λειτουργίας της κατάστασης ταμειακών ροών. Οι εταιρείες που πληρώνουν υπερβολικά για εργατικό δυναμικό, πρώτες ύλες, υπηρεσίες κοινής ωφέλειας, συντήρηση για εγκαταστάσεις και άλλα είδη που απαιτούνται για την εκτέλεση των καθημερινών λειτουργιών έχουν μεγαλύτερη πιθανότητα για αρνητικές ταμειακές ροές.
Ο χαμηλός όγκος πωλήσεων οδηγεί επίσης σε αρνητικές ταμειακές ροές. Εάν μια εταιρεία δεν μπορεί να πουλήσει αρκετά αγαθά στην ανοιχτή αγορά, τότε η εταιρεία θα έχει σίγουρα χαμηλές ταμειακές ροές. Οι κακές πρακτικές λογιστικής κόστους μπορεί να είναι ο λόγος για χαμηλές πωλήσεις και υψηλό λειτουργικό κόστος. Οι εταιρείες που δεν μπορούν να υπολογίσουν και να κατανείμουν αποτελεσματικά το κόστος σε προϊόντα δεν θα καταλάβουν πώς να τιμολογούν τα προϊόντα.
Στην ενότητα επενδύσεων της κατάστασης ταμειακών ροών, οι επενδύσεις σε πάγια στοιχεία ενεργητικού μπορεί να εμφανίσουν προβλήματα που σχετίζονται με τις ταμειακές ροές. Η αγορά πάρα πολλών παγίων που δεν θα προσθέσουν αξία στην εταιρεία θα έχει ως αποτέλεσμα άμεσες ταμειακές ροές χωρίς δυνατότητα μελλοντικών ταμειακών εισροών. Αυτό μπορεί να είναι τόσο μια άμεση αρνητική κατάσταση ταμειακών ροών όσο και ένα μακροπρόθεσμο πρόβλημα ταμειακών ροών.
Το τμήμα επενδύσεων σχετίζεται στενά με το τμήμα χρηματοδότησης της κατάστασης ταμειακών ροών. Οι εταιρείες θα χρειάζονται συχνά εξωτερική χρηματοδότηση για να βοηθήσουν στην πληρωμή των πάγιων περιουσιακών στοιχείων. Η συμμετοχή σε δάνεια με υψηλά επιτόκια, πληρωμές με μπαλονάκι ή άλλους δυσμενείς όρους θα έχει ως αποτέλεσμα υψηλές πληρωμές σε μετρητά για δάνεια που πρέπει να πληρώσει η εταιρεία πριν από τα λειτουργικά έξοδα.