Γνωστό και ως χρεωστικό σημείωμα, το χρεωστικό σημείωμα είναι ένας τύπος λογιστικού εγγράφου που χρησιμοποιείται για τον προσδιορισμό ενός ποσού που χρεώνεται σε έναν λογαριασμό πελάτη. Σε ορισμένες περιπτώσεις, το σημείωμα είναι ένα εσωτερικό έγγραφο που καθιστά δυνατή τη διατήρηση αρχείου χρεώσεων και λογαριασμού που δεν έχουν ακόμη τιμολογηθεί. Σε άλλες περιπτώσεις, ένα χρεωστικό σημείωμα εξυπηρετεί μια λειτουργία παρόμοια με αυτή ενός τιμολογίου, επιτρέποντας στον πελάτη να χρησιμοποιήσει το έγγραφο ως βάση για την υποβολή μιας πληρωμής.
Όταν χρησιμοποιείται ως εσωτερικό παραστατικό, ένα χρεωστικό σημείωμα μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την εφαρμογή χρεώσεων σε λογαριασμό πελάτη που δεν έχει ακόμη τιμολογηθεί. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει την τρέχουσα χρήση που έχει συμβεί από την τελευταία δήλωση χρέωσης. Μόλις ξεκινήσει η διαδικασία προετοιμασίας τιμολογίου για την πιο πρόσφατα κλειστή περίοδο, όλα τα σημειώματα που δημιουργήθηκαν από την τελευταία ημερομηνία κλεισίματος θα χρησιμοποιηθούν ως τεκμηρίωση για την υποστήριξη των στοιχείων γραμμής στο νέο τιμολόγιο. Ενώ στο παρελθόν το χρεωστικό σημείωμα διατηρούνταν μόνο ως αντίγραφο σε χαρτί, ορισμένα συστήματα λογιστικού λογισμικού σήμερα επιτρέπουν τη δημιουργία ενός ηλεκτρονικού σημειώματος στο οποίο μπορεί να προσπελαστεί και να χρησιμοποιηθεί για τη συμπλήρωση των στοιχείων σε ένα τιμολόγιο πελάτη.
Ως υποκατάστατο παραστατικού για ένα τιμολόγιο, το χρεωστικό σημείωμα μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως μέσο προσαρμογής του οφειλόμενου υπολοίπου σε έναν λογαριασμό, όταν μια προηγουμένως πραγματοποιηθείσα χρέωση έχει σταματήσει από αυτό το τιμολόγιο για κάποιο λόγο. Για παράδειγμα, εάν η ειδική τιμολόγηση που επεκτάθηκε σε έναν πελάτη μέσω σύμβασης λήξει και οι λεπτομέρειες στο σύστημα τιμολόγησης δεν ενημερωθούν, είναι πιθανό ότι μια περίοδος χρέωσης θα χρεωθεί με τις παλαιότερες και μη ισχύουσες τιμές, αντί της κανονικές τιμές για τα προϊόντα και τις υπηρεσίες που παρέχονται. Όταν συμβαίνει αυτό, η εταιρεία μπορεί να επιλέξει να εκδώσει ένα χρεωστικό σημείωμα και να προωθήσει ένα αντίγραφο στον πελάτη, προσαρμόζοντας το οφειλόμενο υπόλοιπο σε αυτό το τιμολόγιο και ζητώντας το υπόλοιπο της πληρωμής να δημοπρατηθεί εντός ορισμένης χρονικής περιόδου.
Ακριβώς όπως ένα πιστωτικό σημείωμα χρησιμοποιείται συχνά για να κάνει κάποιο είδος προσαρμογής στο υπόλοιπο που οφείλεται σε έναν λογαριασμό πελάτη αφαιρώντας ένα μέρος των συσσωρευμένων χρεώσεων, ένα χρεωστικό σημείωμα μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως ο μηχανισμός για την προσθήκη χρεώσεων που έχει καθοριστεί ότι ισχύουν για αυτός ο πελάτης. Οι πραγματικές λεπτομέρειες στο σημείωμα θα διαφέρουν ανάλογα με τις πολιτικές της εταιρείας και τον τρόπο με τον οποίο ακολουθούνται πιστά οι γενικά αποδεκτές λογιστικές αρχές, αλλά το έγγραφο είναι πιθανό να περιλαμβάνει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες για να δημιουργηθεί τελικά ένα στοιχείο γραμμής σε ένα τιμολόγιο. Επιπλέον, οι λεπτομέρειες του χρεωστικού σημειώματος θα είναι αρκετές για την παρακολούθηση του ιστορικού της συναλλαγής από τη στιγμή που πραγματοποιείται η χρέωση μέχρι την ημερομηνία τιμολόγησης.