Γνωστό και ως πιστωτικό σημείωμα ή πιστωτικό σημείωμα, το πιστωτικό σημείωμα είναι ένα έγγραφο που εκδίδεται από έναν πωλητή ή προμηθευτή σε έναν πελάτη. Το έγγραφο χρησιμοποιείται συνήθως για την παροχή κάποιου είδους έκπτωσης από την τιμολόγηση που συνήθως επεκτείνεται στον πελάτη, είτε εγκρίνοντας μια έκπτωση σε μετρητά σε αυτόν τον πελάτη είτε αφαιρώντας το ποσό της έκπτωσης από το υπόλοιπο που οφείλεται σε συναλλαγές που δεν έχουν ακόμη τιμολογηθεί στον πελάτη. Η έκπτωση μπορεί να έχει τη μορφή ποσοστού από αυτές τις χρεώσεις ή ενός πραγματικού ποσού σε δολάρια, ανάλογα με τις πολιτικές και τις διαδικασίες της οντότητας που εκδίδει το πιστωτικό σημείωμα.
Ένα πιστωτικό σημείωμα χρησιμοποιείται μερικές φορές ως εσωτερικό έγγραφο για την επεξεργασία των εκπτώσεων που χορηγούνται σε έναν πελάτη ως μέρος μιας διαφημιστικής καμπάνιας. Για παράδειγμα, ο πωλητής μπορεί να παρατείνει την εκτέλεση μιας προσφοράς που παρέχει σε συγκεκριμένους πελάτες έκπτωση 5% στις επόμενες τρεις παραγγελίες που θα υποβληθούν. Καθώς γίνονται αυτές οι παραγγελίες, δημιουργείται ένα πιστωτικό σημείωμα για καθεμία από αυτές τις παραγγελίες, που αντικατοπτρίζει την τυπική τιμολόγηση που εφαρμόζεται στα είδη που παραγγέλθηκαν. Στη συνέχεια, το συνολικό οφειλόμενο ποσό για την παραγγελία μειώνεται κατά 5%, με το αρχικό και το προσαρμοσμένο σύνολο να εμφανίζονται στο τιμολόγιο της παραγγελίας. Τυπικά, ο λόγος της πίστωσης τεκμηριώνεται επίσης τόσο στο σημείωμα όσο και στο τιμολόγιο. Αυτή η προσέγγιση επιτρέπει στον πελάτη να δει πόσα πραγματικά εξοικονομήθηκαν στη συγκεκριμένη παραγγελία.
Υπάρχουν περιπτώσεις στις οποίες χρησιμοποιείται ένα πιστωτικό σημείωμα για την αποζημίωση των πελατών για κάποιου είδους ταλαιπωρία που προκλήθηκε κατά τη χρήση των υπηρεσιών μιας δεδομένης εταιρείας. Για παράδειγμα, μια εταιρεία τηλεδιάσκεψης μπορεί να επιλέξει να εκδώσει ένα πιστωτικό σημείωμα στο τιμολόγιο για μια συγκεκριμένη κλήση συνδιάσκεψης όταν η ποιότητα αυτής της τηλεδιάσκεψης υποβαθμίζεται από παράγοντες που προέρχονται από την εταιρεία που παρέχει την υπηρεσία. Σε αυτό το σενάριο, ο πάροχος της διάσκεψης θα εκδώσει ένα πιστωτικό σημείωμα ή σημείωμα που ουσιαστικά διαγράφει ένα μέρος ή ακόμα και όλες τις χρεώσεις που σχετίζονται με την κλήση. Ένα τιμολόγιο για την κλήση εξακολουθεί να εκτυπώνεται, αλλά αντικατοπτρίζει τόσο τις αρχικές χρεώσεις όσο και το ποσό της πίστωσης, μαζί με το προσαρμοσμένο οφειλόμενο υπόλοιπο. Εδώ, ο στόχος είναι η προσπάθεια αποκατάστασης της ζημιάς που προκλήθηκε από την κατώτερη υπηρεσία που έλαβε ο πελάτης, παρακινώντας τον πελάτη να δοκιμάσει ξανά τον πάροχο τηλεδιάσκεψης.
Η χρήση πιστωτικού σημειώματος είναι επίσης σημαντική για την εσωτερική λογιστική διαδικασία. Τεκμηριώνοντας τυχόν εκπτώσεις που εκδίδονται για οποιονδήποτε σκοπό, είναι δυνατό για τις εταιρείες να καθορίσουν πόσα έσοδα χάνονται κάθε περίοδο ως αποτέλεσμα αυτών των πιστώσεων. Αυτό μπορεί να είναι ιδιαίτερα σημαντικό, καθώς οι εταιρείες μπορούν να παρακολουθούν όχι μόνο τα σύνολα αλλά και τους λόγους για τις πιστώσεις. Εάν μια ανάλυση της δραστηριότητας του πιστωτικού σημειώματος για μια περίοδο δείξει ότι ένα επαναλαμβανόμενο σφάλμα εξυπηρέτησης αντιπροσωπεύει σημαντικό ποσό των πιστώσεων που εκδόθηκαν, μπορούν να ληφθούν μέτρα για τη διόρθωση του ζητήματος, εξοικονομώντας τελικά στην επιχείρηση ένα σημαντικό ποσό χρημάτων.