Ένα έργο πρότασης περιλαμβάνει την υποβολή προσφορών για εργασία που πρέπει να γίνει για μια επιχείρηση. Αυτό το έργο μπορεί να είναι οτιδήποτε, από υπηρεσίες εκτύπωσης έως κατασκευές. Οι εταιρείες συχνά εκδίδουν ένα αίτημα για πρόταση (RFP) στέλνοντας το πρότυπο προσφοράς τους σε πολλές επιχειρήσεις που τους ενδιαφέρει να ολοκληρώσουν το έργο. Οι εταιρείες που καλούνται να υποβάλουν προσφορές επιλέγουν αν θα συμμετάσχουν στον διαγωνισμό για την υποβολή προσφορών.
Μια εταιρεία που εξετάζει την υποβολή προσφοράς πρέπει να λάβει υπόψη πολλά πράγματα καθώς ολοκληρώνει τη διαδικασία υποβολής προσφορών. Θα πρέπει να αναλύσει τις λεπτομέρειες του έργου προκειμένου να εκτιμήσει πόσο θα κοστίσει στην εταιρεία η ολοκλήρωση του έργου. Αυτό το ποσό συν μια εκτίμηση του επιθυμητού κέρδους θα έχει ως αποτέλεσμα την πρόταση προσφοράς έργου. Η εταιρεία ενδέχεται να χάσει το έργο με πολύ υψηλή τιμή προσφοράς, εκτός εάν η συνολική αξία είναι καλή. Οι εκτιμήσεις κόστους πρέπει να είναι ακριβείς, καθώς το ποσό της προσφοράς θα πρέπει να τιμηθεί εάν η εταιρεία κερδίσει την προσφορά έργου πρότασης.
Υπάρχουν εργαστήρια γραφής προτάσεων και μαθήματα διαθέσιμα σε σχολές επιχειρήσεων και στο διαδίκτυο. Πολλοί ειδικοί που γράφουν προτάσεις συνιστούν να χρησιμοποιούν απλή γλώσσα και να μην κάνουν το έγγραφο προσφοράς μεγαλύτερο από ό, τι πρέπει. Θεωρείται επίσης επωφελής η αντιμετώπιση της προσφοράς ή της προσφοράς του έργου, όχι ως κόστος, αλλά ως επένδυση σε ένα έργο. Για παράδειγμα, όταν απαντάτε σε RFP για εγκατάσταση μηχανήματος, ο συμμετέχων που υποβάλλει προσφορές στην πρόταση προσφοράς θα μπορούσε να αναφέρει κάτι όπως “η επένδυση της εταιρείας σας στο μηχάνημα XYZ είναι μόνο 2,150 $, η οποία περιλαμβάνει τακτική συντήρηση, επαναπλήρωση και εγγύηση”.
Ο οργανισμός που κάλεσε την υποβολή προσφορών εξετάζει όλες τις προσφορές για το έργο πρότασής του. Η αξία, ή τι περιλαμβάνει η τιμή προσφοράς, πρέπει να εξεταστεί προσεκτικά. Μετά τη λήψη απόφασης σχετικά με το ποιος πάροχος υπηρεσιών ή προϊόντων κέρδισε την προσφορά, η εταιρεία ενημερώνει αυτόν τον οργανισμό. Ένα ευγενικό σημείωμα μπορεί να σταλεί στους άλλους πλειοδότες ευχαριστώντας τους για τις προτάσεις τους.
Εάν μια εταιρεία καλείται να υποβάλλει τακτικές προτάσεις προσφοράς, μπορεί να έχει το δικό της πρότυπο στο οποίο θα απαντήσει. Ορισμένες εταιρείες έχουν έναν επαγγελματία συγγραφέα προτάσεων στο προσωπικό που ανταποκρίνεται σε αιτήματα για προτάσεις ως κύριο εργασιακό του καθήκον. Οι συντάκτες προτάσεων είναι ένας τύπος κειμενογράφων. Οι κειμενογράφοι χρησιμοποιούν τη συναρπαστική γραπτή επικοινωνία για να πείσουν τους άλλους να κάνουν μια συγκεκριμένη ενέργεια. Στην περίπτωση έργου πρότασης, η επιθυμητή ενέργεια επιλέγεται ως η νικήτρια προσφορά.
SmartAsset.