Ένα υπόλογο σχέδιο είναι ένας μηχανισμός για την αποζημίωση των εργαζομένων που επιβαρύνονται με δαπάνες που σχετίζονται με την εργασία. Εάν το σχέδιο διαχειρίζεται σωστά, αντιμετωπίζεται με ειδικό τρόπο για τους φόρους. Τόσο για τους εργοδότες όσο και για τους εργαζομένους, υπάρχουν ευδιάκριτα πλεονεκτήματα για τη δημιουργία αποζημιώσεων βάσει ενός υπόλογου σχεδίου. Είναι σημαντικό, ωστόσο, να γνωρίζετε ότι οι δαπάνες που απαιτούνται βάσει του σχεδίου υπόκεινται σε έλεγχο, καθώς οι φορολογικές αρχές είναι επιφυλακτικές σχετικά με τα επιχειρηματικά έξοδα που χρησιμοποιούνται για φορολογικές εκπτώσεις.
Σύμφωνα με ένα υπόλογο σχέδιο, όταν οι εργαζόμενοι ξοδεύουν χρήματα σε προμήθειες και δραστηριότητες που σχετίζονται με την εργασία και ο εργοδότης τους αποζημιώνει, τα χρήματα δεν θεωρούνται μέρος του εισοδήματος του εργαζομένου και ο εργαζόμενος δεν πληρώνει φόρους για αυτά. Ο εργοδότης αντιμετωπίζει τα έξοδα ως έκπτωση φόρου. Και για τα δύο μέρη, αυτή η ρύθμιση μπορεί να είναι πολύ επωφελής. Χωρίς ένα υπόλογο σχέδιο, ο εργοδότης θα έπρεπε να αντιμετωπίζει τις επιστροφές ως μισθούς για φορολογικούς σκοπούς και ο εργαζόμενος θα έπρεπε να πληρώσει φόρους για αυτούς.
Τρία χαρακτηριστικά πρέπει να υπάρχουν για να είναι κάτι ένα υπόλογο σχέδιο. Το πρώτο είναι ότι οι εργαζόμενοι πρέπει να αποζημιωθούν για δαπάνες που επιτρέπονται. Η πληρωμή για ένα δωμάτιο ξενοδοχείου ενώ βρίσκεστε σε ένα συνέδριο θα ήταν ένα παράδειγμα νόμιμου επιχειρηματικού κόστους. Ωστόσο, η αγορά εισιτηρίων για ένα θεατρικό έργο ενώ βρίσκεστε στο συνέδριο, δεν θα υπολογίζεται στο υπόλογο σχέδιο, εκτός εάν απαιτείται η παρακολούθηση του έργου για επαγγελματικό λόγο.
Πρέπει επίσης να υπάρχει μια μέθοδος καταγραφής και αναφοράς δαπανών στο πλαίσιο του λογιστικού σχεδίου. Αυτό περιλαμβάνει την υποβολή αποδείξεων και προσεκτικά τεκμηριωμένων δηλώσεων δαπανών, την καταγραφή των χιλιομέτρων, την παραγωγή δηλώσεων πιστωτικής κάρτας για να αποδείξετε ποια πιστωτική κάρτα χρησιμοποιήθηκε για την πληρωμή ενός κόστους κ.λπ. Τέλος, εάν οι εργοδότες λάβουν επιπλέον αποζημιώσεις, όπως για παράδειγμα εάν δοθούν μετρητά σε έναν εργαζόμενο πριν από την ώρα για ένα ταξίδι, τα επιπλέον χρήματα πρέπει να επιστραφούν εγκαίρως. Η τεκμηρίωση που τηρεί ο εργαζόμενος θα πρέπει να αποδεικνύει ότι τα κεφάλαια είχαν απομείνει.
Ουσιαστικά, το πρόγραμμα εξόδων από την τσέπη ακολουθεί τους ίδιους κανόνες που πρέπει να ακολουθούν οι άνθρωποι όταν λαμβάνουν κρατήσεις για έξοδα που επιβαρύνουν προσωπικά. Οι δαπάνες πρέπει να είναι νόμιμες και τεκμηριωμένες, με σαφή ίχνη πληροφοριών που να δείχνουν πού, πότε, πώς και γιατί ξοδεύτηκαν χρήματα. Οι φορολογικές αρχές μπορούν να επιλέξουν να ελέγξουν αυτές τις πληροφορίες και ενδέχεται να αποφασίσουν ότι ορισμένες από τις απαιτούμενες δαπάνες δεν είναι νόμιμες και δεν θα έπρεπε να έχουν ταξινομηθεί στο λογιστικό σχέδιο. Οι άνθρωποι μπορούν να αποφύγουν προβλήματα γραφειοκρατίας και να μειώσουν τον κίνδυνο ελέγχων συμβουλευόμενοι έναν λογιστή για να μάθουν περισσότερα σχετικά με τα επιτρεπόμενα έξοδα.