Τα έσοδα και οι κεφαλαιουχικές δαπάνες είναι πτυχές της επιχειρηματικής διαχείρισης που στην αρχή φαίνονται πολύ παρόμοιες. Τόσο τα έσοδα όσο και οι κεφαλαιουχικές δαπάνες αφορούν τη δαπάνη χρημάτων για να βοηθήσει μια επιχείρηση να επιβιώσει και να αναπτυχθεί. Η βασική διαφορά μεταξύ των δύο είναι η πρόθεση των εξόδων και το πού πηγαίνουν τα χρήματα. Τα έσοδα αφορούν βραχυπρόθεσμες δαπάνες που δεν χρησιμοποιούνται στη συνέχεια για να αναπτυχθεί η εταιρεία, όπως οι επισκευές. Οι κεφαλαιουχικές δαπάνες αφορούν μακροπρόθεσμα περιουσιακά στοιχεία, όπως νέα οχήματα ή λογισμικό, τα οποία θα χρησιμοποιηθούν για να ενισχυθεί η εταιρεία.
Οι δαπάνες εσόδων είναι χρήματα που δαπανώνται αμέσως για βραχυπρόθεσμους σκοπούς. Αυτά είναι έξοδα που σχετίζονται με περιουσιακά στοιχεία, όπως η επισκευή, που μπορεί να αυξήσουν ή να μην αυξήσουν τη διάρκεια ζωής του συγκεκριμένου περιουσιακού στοιχείου. Οι δαπάνες εσόδων συνδέονται συχνότερα με το καθημερινό κόστος που συγκεντρώνει η εταιρεία κατά τη διάρκεια του κύκλου ζωής της.
Οι κεφαλαιουχικές δαπάνες είναι τα χρήματα που δαπανώνται σε περιουσιακά στοιχεία που θα αυξήσουν την ικανότητα της εταιρείας να αντλεί κέρδη ή να λειτουργεί σε υψηλότερο επίπεδο απόδοσης. Νέα λογισμικά, οχήματα, μηχανήματα και εργαλεία που θα χρησιμοποιηθούν για τουλάχιστον 12 μήνες θεωρούνται κεφαλαιουχικές δαπάνες. Οι κεφαλαιουχικές δαπάνες, σε αντίθεση με τα έσοδα, αντιμετωπίζονται περισσότερο ως επένδυση παρά ως κόστος, επειδή χρησιμοποιούνται για την ενίσχυση της εταιρείας ώστε να μπορεί να κάνει καλύτερες επιχειρηματικές δραστηριότητες.
Όταν αγοράζει ένα κεφαλαιουχικό περιουσιακό στοιχείο, μια επιχείρηση είτε θα κατανείμει το κόστος σε όλη τη διάρκεια ζωής του περιουσιακού στοιχείου είτε θα αγοράσει οριστικά το περιουσιακό στοιχείο. Εάν το περιουσιακό στοιχείο είναι ένα στοιχείο που θα υποτιμηθεί σε αξία, όπως ένα όχημα, η δαπάνη συνήθως καταγράφεται κατά τη διάρκεια του κύκλου ζωής. Εάν το στοιχείο παραμένει στην ίδια κατάσταση, όπως το λογισμικό, η δαπάνη καταγράφεται ταυτόχρονα.
Ενώ οι κεφαλαιουχικές δαπάνες υποτίθεται ότι φέρνουν ανάπτυξη και ενισχύουν την εταιρεία, αυτό δεν συμβαίνει πάντα. Μερικές φορές η κεφαλαιουχική δαπάνη καταλήγει να μην αυξάνει το κέρδος. Οι επενδυτές συχνά αντιμετωπίζουν τις κεφαλαιουχικές δαπάνες ως ένα καλό σημάδι, αλλά οι επενδυτές πρέπει επίσης να είναι δύσπιστοι επειδή τα επιχειρηματικά κέρδη ενδέχεται να μην αυξηθούν.
Τόσο τα ποσά των εσόδων όσο και των κεφαλαιουχικών δαπανών καταχωρούνται σε χωριστούς λογαριασμούς. Διαχωρίζοντας τα δύο, διευκολύνει τους επενδυτές να γνωρίζουν πού πηγαίνουν τα χρήματα και διευκολύνει τον υπολογισμό του σχετικού κόστους και των δύο δαπανών. Ορισμένες επιχειρήσεις συμμετέχουν σε λογιστική απάτη κατά την οποία τα έσοδα και οι κεφαλαιουχικές δαπάνες συνδυάζονται για να φαίνεται ότι η εταιρεία ξοδεύει όλα της τα χρήματά της σε κεφαλαιουχικές δαπάνες. Αυτό οδηγεί λανθασμένα τους επενδυτές να πιστεύουν ότι η εταιρεία ξοδεύει μεγάλο χρηματικό ποσό σε περιουσιακά στοιχεία κεφαλαίου, ενώ δεν είναι.