Ο τίτλος «υπάλληλος πληροφοριών» παρέχει μια υπόδειξη για τις ευθύνες ενός ατόμου σε αυτήν τη θέση. Ένας υπάλληλος πληροφοριών μπορεί να περιγραφεί ως άτομο μέσω του οποίου ρέουν πληροφορίες. Αυτό περιλαμβάνει τόσο εισερχόμενες πληροφορίες, όπως τηλεφωνικές κλήσεις και μηνύματα, όσο και εξερχόμενες πληροφορίες, όπως πληροφορίες αλληλογραφίας και εταιρείας. Είναι επίσης ένα άτομο που διαχειρίζεται πληροφορίες μέσω καθηκόντων όπως η οργάνωση, η κατάθεση και η διανομή εγγράφων.
Τα ειδικά καθήκοντα ενός υπαλλήλου πληροφοριών μπορεί να διαφέρουν. Αυτά συχνά βασίζονται στην επιχείρηση και τη βιομηχανία στην οποία εργάζεται ένα άτομο με αυτή τη θέση. Οι περισσότεροι υπάλληλοι πληροφοριών εκτελούν καθήκοντα που μπορούν να περιγραφούν συλλογικά ως βασικές λειτουργίες γραφείου. Αυτό σημαίνει ότι ένα άτομο που ενδιαφέρεται να αποκτήσει μια τέτοια θέση μπορεί να θέλει να εξοικειωθεί με συγκεκριμένο εξοπλισμό γραφείου. Σύμφωνα με το Γραφείο Εργασίας και Στατιστικής (BLS), οι υπάλληλοι πληροφοριών χρησιμοποιούν το τηλέφωνο, τους προσωπικούς υπολογιστές και άλλες ηλεκτρονικές συσκευές για την αποστολή εγγράφων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και φαξ.
Τα τηλέφωνα είναι γενικά ένα σημαντικό μέρος της εργασίας ενός υπαλλήλου πληροφοριών. Ένα σημαντικό μέρος του χρόνου της μπορεί να αφιερωθεί στην αποδοχή τηλεφωνικών κλήσεων. Τα τηλέφωνα που χρησιμοποιούνται συνήθως από άτομα σε αυτές τις θέσεις δεν είναι σαν αυτά που βρίσκονται σε ένα οικιακό περιβάλλον. Αυτά τα μηχανήματα είναι πιθανό να έχουν σχεδιαστεί για να φιλοξενούν πολλές γραμμές, τη μεταφορά κλήσεων και την επικοινωνία μεταξύ γραφείων. Είναι επίσης πιθανό ότι ένα άτομο σε αυτήν τη θέση θα χρειαστεί να γίνει ικανό να συνεργαστεί με υπηρεσίες απάντησης για τη διαχείριση κλήσεων που υποκλέπτονται με αυτόν τον τρόπο.
Οι δεξιότητες υπολογιστών είναι συνήθως σημαντικές για έναν υπάλληλο πληροφοριών. Όποιος σχεδιάζει να εργαστεί σε μια τέτοια θέση θα πρέπει να είναι εξοικειωμένος με το δημοφιλές λογισμικό επεξεργασίας κειμένου και υπολογιστικών φύλλων. Ορισμένες εργασίες ενδέχεται να απαιτούν άλλες δεξιότητες υπολογιστών, όπως διαχείριση βάσεων δεδομένων, προγραμματισμό ή ημερολογιακές εφαρμογές και ειδικά προγράμματα για τη βιομηχανία.
Οι συσκευές φαξ είναι εξοπλισμός που επιτρέπει τη μετάδοση εγγράφων μέσω τηλεφωνικών γραμμών. Συνήθως ανατίθεται στους υπαλλήλους πληροφοριών η αποστολή και η λήψη πληροφοριών με αυτόν τον τρόπο. Ταυτόχρονα, αυτά τα άτομα έχουν επίσης συνήθως την ευθύνη αποδοχής και αποστολής εγγράφων και δεμάτων μέσω email, ταχυμεταφορών και ταχυδρομικών υπηρεσιών. Αυτό υπογραμμίζει την ανάγκη για ένα άτομο σε αυτή τη θέση να έχει ισχυρές οργανωτικές ικανότητες και να είναι πολλαπλών εργαζομένων.
Τα καθήκοντα ενός υπαλλήλου πληροφοριών στο γραφείο διακόπτονται συχνά από τις ευθύνες της να αλληλεπιδρά με το κοινό. Ένα άτομο σε αυτή τη θέση μπορεί να είναι το πρώτο σημείο επαφής με πελάτες και άλλα άτομα που επισκέπτονται μια επιχείρηση. Μπορεί να είναι δουλειά της να καθορίσει εάν και πότε ένα άτομο μπορεί να αποκτήσει πρόσβαση σε άλλα άτομα στον οργανισμό.